PENDEKATAN RISET AUDIT SDM

PENDEKATAN RISET AUDIT SDM Riset juga digunakan untuk mengaudit kegiatan SDM. Riset ini diarahkan untuk meningkatkan kinerja dari departemen tersebut. Beberapa alat pengumpul data dapat membantu dalam menghimpun data mengenai aktivitas SDM sebuah perusahaan. Setiap alat menyajikan pandangan yang berbeda mengenai aktivitas SDM sebuah perusahaan. Seandainya dapat digunakan dengan sebaik mungkin, maka team auditor akan mampu menyusun pandangan-pandangan tersebut menjadi sebuah gambaran yang jelas mengenai segala bentuk aktivitas yang ada dalam sebuah perusahaan. Adapun alat-alat tersebut adalah, sebagai berikut: 1. Interview atau wawancara Wawancara terhadap karyawan dan manajer memberikan auditor alat yang sangat kuat untuk mengumpulkan informasi tentang kegiatan SDM dan mengidentifikasi bidang-bidang yang membutuhkan perbaikan. Contohnya, ketika ada masalah pergantian karyawan katakanlah pada depatemen Loan Officer diidentifikasikan, kepada divisi SDM dan seorang konsultan mengadakan wawancara dengan manajer yang terkait untuk mempelajari masalah tersebut. Di sini kritik dan saran yang didapat dari wawancara dapat membantu menunjukkan dengan tepat persepsi dan penyebab yang dapat menyusun dasar bagi tindakan-tindakan ke departemen tersebut. Demikian pula saran dari manajer-manajer lain dapat mengungkap cara untuk memberikan mereka pelayanan yang lebih baik. Ketika kritikan tersebut dinyatakan cukup valid, maka perubahan harus segera dilakukan. Melalui wawancara langsung dapat pula dilakukan dengan mempersilahkan karyawan mengungkapkan pandangan-pandangan mereka tentang pekerjaan dan perusahaannya, dengan menggunakan pertanyaan-pertanyaan yang telah dipersiapkan oleh auditor. Setiap pendapat atau komentar karyawan dicatat dan kemudian ditinjau selama audit dilaksanakan untuk mencari penyebab masalah pergantian/berhentinya karyawan, ketidakpuasan kerja, dan masalah-masalah lainnya. Umumnya karyawan enggan melakukan kritik, maka pewawancara harus pandai menggunakan waktu untuk menggali dan mendengarkan pandangan atau tanggapan karyawan dengan hati-hati, di antara departeman, divisi atau manajer. 2. Informasi Eksternal Informasi sebagai alat utama auditor. Perbandingan dari luar memberikan auditor suatu perspektif dalam menghadapi kegiatan-kegiatan perusahaan yang dapat dinilai. Beberapa informasi yang dibutuhkan diperoleh dengan mudah, sementara data lain sulit diperoleh. Sumber informasi yang signifikan adalah dari pemerintah. Melalui departemen ini secara rutin mempublikasikan informasi tentang kesempatan kerja di masa mendatang, tingkat pergantian karyawan, proyeksi karyawan, survei upah dan gaji serta frekuensi kecelakaan kerja yang dpat dijadikan sebagai pedoman atau pembanding. 3. Survei Untuk survei ini memakan waktu dan biaya yang relatif besar, sehingga dalam praktiknya dibatasi hanya pada beberapa orang saja, sehingga untuk ini banyak departemen SDM menggunakan kuesioner untuk memperluas ruang lingkup penelitian mereka. Kuesioner juga dapat memunculkan jawaban-jawaban yang lebih jujur daripada wawancara langsung, dengan menggunakan kuesioner seperti berikut ini: 4. Eksperimen SDM Cara ini sebagai cara terakhir, terutama eksperimen lapangan, yang membandingkan kelompok eksperimen dengan kelompok control di bawah kondisi nyata. Cara ini dipakai untuk penelitian ketidakhadiran, pergantian, kepuasan kerja, kompensasi, keselamatan kerja karyawan dan kegiatan lainnya. Contoh: departemen SDM mengimplementasikan program latihan keselamatan kerja untuk sebagian supervisor. Kelompok ini disebut sebagai kelompok eksperimen, kelompok control terdiri dari supervisor yang tidak diberi latihan. Lalu dibandingkan dari sisi biaya dan benefitnya dari perusahaan. Eksperimen ini memiliki kelemahan, karena kemungkinan ada karyawan yang kecewa karena tidak terpilih untuk mengikuti eksperimen. 5. Analisis sejarah Terkadang informasi dapat berisi catatan analisis historis yang seringkali dilakukan untuk memastikan kepatuhan pada aturan dan prosedur perusahaan, sebagai contoh audit terhadap keselamatan kerja. Dimana auditor harus mencari keterangan atau catatan tentang semua pelanggaran keselamatan kerja dan kesehatan kerja. 6. Audit Internasional Audit internasional lebih kompleks dan lebih penting. Kompleksitasnya mengaudit kegiatan SDM lintas batas luar negeri dipersulit dengan perbedaan dalam hal hukum, kebudayaan, tradisi, sikap dan harapan. Kesulitan bagi auditor terletak pada masalah pengidentifikasian bidang-bidang yang berbeda dari praktik-prakrik perusahaan yang tidak sesuai dengan keadaan negara asing. Di satu sisi fungsi SDM mencari keseragaman pada praktik dan prosedur semua kegiatan untuk memastikan kepatuhan pada kebijakan perusahaan dan menjamin keseragaman budaya perusahaan. Di pihak lain, kompetisi, hukum, kebudayaan dan kepuasan karyawan dapat menuntut perbedaaan dari kebijakan, praktik dan prosedur perusahaan Mengaudit SDM dengan riset, ada enam pendekatan yang dapat diterapkan, yaitu : 1. Riset Terapan (Applied Research) Riset ini digunakan untuk mengevaluasi aktivitas-aktivitas SDM. Kadang kala risetnya mungkin canggih, tergantung pada desain dan statistik yang digunakan. Melaui riset ini berupaya untuk memperbaiki kinerja departemen. 2. Pendekatan Komparatif (Comparative Approach) Bentuk riset ini adalah bentuk yang sederhana. Pendekatan ini menggunakan perusahaan lain sebagai model, setelah itu membandingkan hasil atau prosedur mereka dengan yang dari perusahaan lain tersebut. Pendekatan komparatif kerap digunakan untuk membandingkan maslah ketidakhadiran, perputaran karyawan, dan data gaji. Pendekatan ini dapat membantu dalam mendeteksi bidang-bidang yang memerlukan perbaikan. Tim audit sumber daya manusia membandingkan perusahaan (divisi) dengan perusahaan atau divisi lainnya guna menyingkap bidang-bidang yang berkinerja buruk. Pendekatan lini lazimnya digunakan untuk membandingkan hasil-hasil dari aktivitas-aktivitas atau program sumber daya manusia spesifik. Pendekatan ini membantu mendeteksi bidang-bidang yang membutuhkan pembenaran 3. Pendekatan otoritas pihak luar (Outside Authority Approach) Auditor dapat menggunakan pendekatan keahlian yang standarnya ditentukan oleh konsultan atau dari temuan penelitian yang telah dipublikasikan, kemudian dijadikan sebagai standar atas kegiatan dan selanjutnya dievaluasi. Dalam hal ini konsultan dapat membantu mendiagnosis penyebab timbulny masalah. Tim audit sumber daya manusia bergantung pada keahlian-keahlian konsultan dari luar atau temuan-temuan riset yang dipublikasikan sebagai suatu standar terhadapnya aktivitas-aktivitas atau program sumber daya manusia dievaluasi. Konsultan ataupun temuan-temuan riset dapat membantu mendiagnosis penyebab masalah-masalah yang timbul 4. Pendekatan Statistik (Statistical Approach) Melalui pendekatan ini adalah dengan mengembangkan ukuran statistical kinerja berdasarkan sistem informasi perusahaan yang ada. Sebagai contoh, dari catatan yang ada dalam perusahaan mengungkapkan tingkat ketidakhadiran dan perputaran karyawan. Data ini menunjukkan seberapa baik aktivitas SDM dan manajer operasi dalam mengendalikan permasalahan ini. Pendekatan ini biasanya dilengkapi dengan perbandingan terhadap informasi eksternal yang dapat dikumpulkan dari perusahaan lain. Informasi ini sering dinyatakan juga sebagai rasio yang mudah dihitung dan digunakan. Dengan standar statistik ini, dapat ditemukan kesalahan-kesalahan sebelum kejadian tersebut menjadi berlarut ke arah yang merugikan perusahaan. Dari catatan-catatan yang ada, tim audit sumber daya manusia menghasilkan standar-standar statistical terhadapnya aktivitas-aktivitas dan program-program sumber daya manusia dievaluasi. Dengan standar matematis ini, tim audit dapat menemukan kesalahan-kesalahan pada saat kesalahan-kesalahan tersebut masih kecil, berupa Data yang dikumpulkan per tahun, metode kuantitatif seperti : • Regresi: memanfaatkan hubungan antara dua atau lebih variabel kuantitatif sehingga satu variabel dapat diprediksikan dari variabel lainnya • Korelasi: mengukur tingkat asosiasi yang ada antara dua atau lebih variabel • Diskriminan: mengidentifikasi faktor-faktor yang membedakan antara dua atau lebih kelompok dalam suatu populasi 5. Pendekatan Kepatuhan (Compliance Appoach) Pendekatan kegiatan ini adalah strategi audit SDM lainnya. Metode ini meninjau praktik-praktik di masa lalu untuk menentukan apakah tindakan-tindakan tersebut telah sesuai atau tidak mengikuti kebijakan dan prosedur perusahaan, atau bahkan terjadi penyimpangan hukum. Cara kerjanya adalah dengan mengambil sampel data/informasi dari formulir kerja, kompensasi, disiplin, dan penilaian kerja. Tujuan pendekatan ini adalah untuk memastikan apakah para manajer patuh terhadap peraturan dan ketentuan yang berlaku di perusahaan. Dengan mengambil sample elemen-elemen system informasi sumber daya manusia, tim audit mencari penyimpangan-penyimpangan dari berbagai peraturan, kebijakan, serta prosedur-prosedur perusahaan, melalui upaya-upaya pencarian fakta, tim audit dapat menemukan apakah terdapat kepatuhan berbagai kebijakan dan peraturan perusahaan. 6. Pendekatan Manajemen Berdasarkan Sasaran (Management by Objective Approach) Pendekatan terakhir adalah meminta staf SDM dan manajer menetapkan tujuan sesuai dengan tanggung jawab mereka. Pendekatan manajemen berdasarkan sasaran ini menciptakan tujuan khusus terhadap kinerja sehingga dapat diukur. Selanjutnya diteliti kinerja aktual dan membandingkannya dengan tujuan yang ditetapkan sebelumnya. Dalam praktiknya pendekatan di atas tidak semuanya diterapkan sekaligus pada semua departemen SDM. Lazimnya, hanya menggunakan beberapa dari pendekatan tersebut, tergantung pada aktivitas-aktivitas SDM yang diaudit. Di sini auditor biasanya memberikan umpan balik terhadap temuan-temuan yang ada di dalam departemen tersebut, demikian pula kepada para manajer dan para karyawan. Umpan balik yang tidak menguntungkan akan menyebabkan tindakan korektif yang membenahi kontribusi aktivitas-aktivitas SDM. Pada saat pendekatan manajemen berdasarkan tujuan digunakan terhadap bidang-bidang sumber daya manusia, tim audit dapat membandingkan hasil-hasil actual dengan tujuan-tujuan yang dinyatakan. Bidang-bidang berkinerja buruk dapat dideteksi dan dilaporkan. Dari hasil perhitungan dan penggunaan alat-alat/instrumen-instrumen audit SDM yang dilakukan oleh tim Audit terhadap Auditee, maka dapat dianalisa bahwa auditee menyatakan Manajemen SDM sudah tidak maksimal dalam kinerjanya. Proses audit manajemen SDM seperti yang dijelaskan di atas akan dikemukakan dalam Gambar 21.4 berikut ini: Gambar 21.4. Proses Audit MSDM INSTRUMEN-INSTRUMEN AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA Ada beberapa instrumen pengumpulan informasi yang membantu dalam menghimpun data aktivitas-aktivitas sumber daya manusia, diantaranya : - Wawancara Wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu sumber informasi mengenai aktivitas sumber daya manusia. Komentar mereka membantu tim audit mencari bidang-bidang yang membutuhakn perbaikan. Kritik dari karyawan dapat menunjukkan tindakan-tindakan yang harus diambil oleh departemen untuk memenuhi kebutuhan mereka. Demikian juga, sumbang saran manajer dapat mengungkapkan cara-cara untuk memberikan mereka servis yang lebih baik. - Kuesioner Karena wawancara itu menyita waktu dan mahal serta kerap hanya terbatas pada sedikit orang, banyak departemen sumber daya manusia yang menggunakan kuisioner-kuisioner untuk memperluas lingkup riset mereka. Selain itu, kuisioner jug dapat memberikan jawaban-jawaban yang lebih terbuka dibandingkan wawancara tatap muka. Metode metode untuk menganalisa temuan 1. Membandingkan program SDM dengan organisasi 2. Berdasar audit dari beberapa sumber otoritas 3. Mempercayai suatu ratio atau rata rata staf SDM dengan total 4. Menggunakan audit ketaatan untuk mengukur aktifitas SDM apakah sesuai dengan kebijakan, prosedur dan peraturan 5. Mengelola departemen SDM berdasarkan sasaran Adapun sumber data yang bisa digunakan untuk audit SDM adalah : • SOP, aturan dan prosedur yang ada • Pimpinan Departemen SDM atau personalia • Pimpinan Departemen lain Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM. Pertanyaan dasar : • Berapa banyak staff karyawan yang mengurusi SDM di organisasi (termasuk pelatihan)? • Bagaimana struktur organisasi SDM ? • Bagaimana anggaran SDM ? Tentang Perekrutan : • Bagaimana mencari sumber daya untuk calon karyawan ? • Bagaimana calon karyawan dipilih dan diseleksi ? • Bagaimana pemenuhan secara aspek hukum tentang perekrutan? • Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ? • Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ? Tentang kompensasi dan manfaat • Apakah ada kebijakan kompensasi untuk setiap tingkatan, misal manajerial, staff dan pekerja? • Bagaimana menentukan kebijakan gaji pokok? • Apakah sistem pembobotan jabatan digunakan? • Apakah uraian jabatan selalu diupdate? • Apakah gaji tidak tetap (variable) ada dalam pelaksanaannya? • Bagaimana penentuan kenaikan gaji? • Apakah gaji dikaitkan dengan sistem penilaian kinerja ? • Apakah sistem penggajian sudah mengikuti aturan dan regulasi yang berlaku ? • Apakah pemberian tunjangan sudah memenuhi persyaratan yang berlaku ? • Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ? • Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ? Tentang ketenagakerjaan • Bagaimana mengidentifikasi ketrampilan tenagakerja ? • Apakah ada isu-isu kritis mengenai suksesi tenaga kerja ? • Apakah ada distribusi tenaga kerja yang tidak lazim berdasarkan umur, jenis kelamin dll ? • Bagaimana perencanaan tenaga kerja dilakukan ? • Bagaimana rencana suksesi untuk pimpinan dilakukan ? • Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabata dan semua lokasi ? • Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ? Tentang Pelatihan dan Pengembangan • Bagaimana pelatihan diberikan ? • Bagaimana program pelatihan dikelola ? • Apakah ada staff yang membidangi khusus masalah pelatihan ? • Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ? • Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ? Tentang Hubungan Industrial • Apakah serikat pekerja ada di organisasi ? • Apakah persetujuan dan kesepakatan kolektif ada disini ? Kapan kadaluarsanya? • Berapa banyak demo yang ada setiap tahun ? • Apakah ada demo yang luar biasa ? • Tentang aspek hukum tenaga kerja • Apakah ada proses untuk mengelola isu kesesuaian dengan hukum sesuai yuridiksi yang berlaku? • Apakah ada proses litigasi ? • Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ? • Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ? • Tentang sistem informasi dan teknologi SDM • Bagaimana data sistem informasi SDM diinstalasikan ? • Seberapa update teknologi sistem informasi ? • Apakah data dan informasi sudah benar akurat, tepat dan valid ? • Apakah ada proses review terhadap teknologi informasi SDM secara periodik ? • Tentang Strategi SDM • Kepada siapa pimpinan SDM tertinggi melapor? • Seberapa besar kepedulian top manajemen terhadap isu-isu SDM ? • Informasi Eksternal • Informasi adalah alat sentral dari tim audit. Perbandingan-perbandingan luar memberikan kepada tim audit suatu perspektif terhadapnya aktivitas-aktivitas perusahaan dapat dinilai.