Laporan audit SDM

LAPORAN AUDIT SDM

Laporan audit merupakan deskripsi komprehensif aktivitas-aktivitas sumber daya manusia yang meliputi rekomendasi-rekomendasi untuk praktik-praktik yang efektif dan rekomendasi-rekomendasi untuk memperbaiki praktik-praktik yang tidak efektif.

1. Laporan untuk Manajer-manajer Lini

Laporan ini digunakan untuk manajer-manajer lini meringkas tugas, tujuan, dan tanggung jawab sumber daya manusia. Laporan manajer-manajer lini ini seperti: pewawancaraan pelamar, pelatihan karyawan, pengevaluasian kinerja, pemotivasian para karyawan, dan pemuasan kebutuhan-kebutuhan karyawan.

2. Laporan untuk Spesialis Sumber Daya Manusia

Spesialis yang menangani kepegawaian, pelatihan, kompensasi, dan aktivitas personalia lainnya yang memerlukan umpan balik.

3.Laporan untuk Manajer Sumber Daya Manusia

Biasanya berisi semua informasi yang diberikan kepada manajer lini dan spesialis di dalam departemen sumber daya manusia. Disamping itu, manajer sumber daya manusia memperoleh umpan balik mengenai:

• Sikap manajer dan karyawan mengenai servis departemen sumber daya manusia
• Telaah tujuan departemen dan organisasi untuk mencapai tujuan
• Permasalahan sumber daya manusia dan implikasinya
• Rekomendasi untuk perubahan yang dinyatakan dalam prioritas yang dilihat oleh tim audit.

Dengan adanya informasi yang ada di dalam laporan audit, manajer sumber daya manusia dapat mengambil pandangan luas mengenai fungsi sumber daya manusia. Laporan audit SDM terdiri dari beberapa bagian yang ditujukan untuk manajer lini, manajer SDM, manajer yang formatnya terdiri atas :

-          Judul

-          Daftar Isi

-          Ringkasan dan kesimpulan

-          Masalah-masalah pokok

-          Kesimpulan dan saran

-          Tubuh (data, fakta pandangan dan alasan )

-          Sumber data

-          Lampiran yang dianggap penting

Adapun bentuk laporan audit dapat dibagi menjadi 2 bagian :

 

LAPORAN AUDIT BENTUK TABEL

Berikut ini contoh Laporan Audit dalam bentuk tabel.

Divisi                           : Personalia

Tanggal Audit  :

Auditor           :

Uraian Temuan	Bukti-bukti	Referensi	Rekomendasi

LAPORAN AUDIT BENTUK NARASI

Berikut ini contoh Laporan Audit dalam bentuk narasi.

KASUS LAPORAN AUDIT BENTUK NARASI

Latar Belakang

Pada 11 September 2001 yang lalu, Bali dikejutkan dengan adanya perbuatan anarki segelintir orang yang mencoba mengacaukan Bali sebagai urat nadi wisata Indonesia dengan Bom Bali-nya (Bali Blast).

Dari hal tersebut sejumlah perusahaan yang bergerak langsung maupun tidak langsung dalam industri pariwisata seperti: hotel, restaurant, tour and travel, distributor makanan dan minuman, tidak terkecuali usaha kebandarudaraan yang dikelola oleh PT (Persero) Angkasa Pura I Bandar Udara Ngurah Rai Tuban, menjadi menurun tingkat aktivitasnya.

Peristiwa ini juga berimbas besar dalam operasional PT Jasa Angkasa Semesta (JAS) yang merupakan perusahaan Ground Handling yang telah dipercayai dan ditugasi oleh PT (Persero) Angkasa Pura I Bandar Udara Ngurah Rai dalam hal pelayanan darat pesawat yang berkaitan dengan penumpang dan bagasi.

Imbas “Bali Blast” tersebut berdampak pada kinerja divisi Sumber Daya Manusia dalam mengelola karyawannya, telah tercatat sejak tahun 2001 sampai pertengahan tahun 2004 ini jumlah karyawan PT JAS sebanyak + 300 orang, dengan semakin menurunnya pemasukan yang diterima perusahaan, maka hal ini berdampak sangat serius bagi perkembangan dan kinerja karyawan sebagai faktor operasional perusahaan, permasalahan mulai muncul setahap demi setahap mulai dari perampingan tenaga kerja, penciutan waktu kerja, dan pengurangan upah/ gaji yang telah diterima karyawan selama ini, berbagai cara dilakukan oleh Manajemen SDM dalam menyikapi hal tersebut akan tetapi selalu saja tidak mendapatkan solusi dan tindak lanjut akan keputusan yang didapat, untuk itu Manajemen SDM perlu kiranya membentuk sebuah tim Audit yang terdiri dari Manajemen SDM dan konsultan Audit yang berasal dari ekstern perusahaan.

Analisa Kasus

Dalam kaitan kasus ini, maka Manajemen SDM bersama tim Audit melakukan langkah-langkah Audit untuk mengambil keputusan yang terbaik yang akan dilakukan manajamen SDM, dengan langkah-langkah sebagai berikut :

• Pengamatan Kegiatan
• Penjelasan Kegiatan yang dirangkum dalam sebuah jurnal
• Peragaan kegiatan, dalam bentuk presentasi kepada karyawan dan manajemen SDM pada khususnya
• Telaah dokumen yang terkait dengan karyawan
• Pemeriksaan karyawan secara teliti
• Pembuktian
• Wawancara
• Survei

Laporan hasil audit adalah merupakan salah satu tahap paling penting dan akhir dari suatu pekerjaan audit. Dalam setiap tahap audit akan selalu terdapat dampak psikologis bagi auditor maupun auditee. Dampak psikologis dalam tahapan persiapan audit dan pelaksanaan audit dapat ditanggulangi pada waktu berlangsungnya audit. Tetapi dampak psikologis dari laporan hasil audit, penanggulangannya akan lebih sulit karena:

1. Waktu audit sudah selesai
2. Laporan merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis, formal, sehingga auditor tidak dapat mengetahui reaksi auditee secara langsung
3. Laporan telah didistribusikan kepada berbagai pihak sehingga semakin banyak pihak yang terlibat. Karena laporan hasil audit akan mempunyai dampak luas, maka diperlukan pengetahuan khusus tentang penyusunan laporan hasil audit. Pelaporan hasil audit merupakan tahap akhir kegiatan audit. Selain harus sesuai dengan norma pemeriksaan, penyusunan laporan hasil audit juga harus mempertimbangkan dampak psikologis, terutama yang bersifat dampak negatif bagi auditee, pihak ketiga dan pihak lain yang menerima laporan tersebut.

* contoh Format Laporan

LAPORAN TEMUAN AUDIT SDM/ORGANISASI KEPADA :
FAKULTAS/JURUSAN                                                      :
TANGGAL                                                                        :

Rekomendasi auditor :

Laporan perbaikan :

Verifikasi oleh auditor :

Rekomendasi Hasil Audit

Rekomendasi hasil audit memuat temuan atas hasil audit yang dilakukan oleh auditor, temuan-temuan yang bersifat negatif biasanya dibuat dalam bentuk KDT (Kertas Data Temuan) oleh auditor untuk dijadikan laporan kepada institusi auditor.

Kertas data temuan tersebut, setelah audit selesai perlu ada tanggapan dari perusahaan yang diaudit, sehingga penyimpangan-penyimpangan yag ditemukan dapat dijelaskan apa yang menjadi penyebabnya dan apa upaya dari perusahaan tersebut di masa yang akan datang, agar penyimpangan-penyimpangan itu tidak terulang kembali.