Minggu, 08 Juli 2012

Memahami komunikasi bisnis


MEMAHAMI KOMUNIKASI BISNIS

A. Bentuk dasar Komunikasi
Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antara individu melalui suatu system yang biasa (lazim) baik dengan symbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan. Pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan dua orang atau lebih dengan menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang seperti melalui iklan, tulisan maupun sinyal-sinyal nonverval.
Bentuk dasar komunikasi adalah :
1.      Komunikasi verbal
Merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain melalui tulisan maupun lisan. Bentuk komunikasi ini memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik.
Contoh komunikasi verbal :
Ø  Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak pembayarannya
Ø  Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain
Ø  Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada pelanggan
Ø  Membuat dan mengirim surat aduan (claim) kepada pihak lain
Ø  Membuat dan mengirim surat penolakan kerja
Ø  Membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain
Ø  Berdiskusi dalam suatu tim kerja
Ø  Melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja di suatu perusahaan
Ø  dll
2.      Komunikasi nonverbal
 Bentuk yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis asdalah komunikasi nonverbal. Menurut teori antropologi, sebelum manusia menggunakan kata-kata, manusia telah menggunakangerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Bentuk komunikasi nonverbal memiliki sifat yang kurang terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari.
 Berikut ini adalah contoh perilaku yang menunjukkan komunikasi nonverbal:
Ø  Menggerakkan gigi untuk menunjukkan kemarahan ( dalam bahas jawa disebut getem-getem)
Ø  Mengerutkan dahi untuk menunjukkan seseorang sedang berpikir
Ø  Gambar pria atau wanita yang dipasang di pintu masuk toilet untuk menunjukkan kamar sesuai dengan jenis kelamin
Ø  Berpangku tangan untuk menunjukkan seseorang sedang melamun
Ø  Tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk mewujudkan rasa senang , simpati dan penghormatan.
Ø  Membuang muka untuk menunjjukan sikap tidak senang atau antipati terhadap orang lain
Ø  Dll

3.      Pentingnya Komunikasi Nonverbal
Salah satu kebaikan atau keunggulan komunikasi nonverbal adalah kesahihannya (reliabilitas). Hal ini berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan-pesan yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat. Secara umum orang akan mudah menipu orang lain dengan menggunakan kata-kata daripada menggunakan gerakan tubuh (bahasa isyarat). Komunikasi nonverbal penting artinya terutama dalam menyampaikan perasaan dan emosi, mendeteksi  kecurangan atau kejujuran serta sifatnya yang efisien. Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran pengiriman pesan.
Tujuan komunikasi nonverbal :
*      Memberi informasi
*      Mengatur alur percakapan
*      Ekspresi Emosi
*      Memberi sifat melengkapi pesan-pesan verbal
*      Mempengaruhi orang lain
*      Mempengaruhi tugas khusus
B. Proses Komunikasi
     Proses komunikasi terdiri dari 6 tahap:
a.      Pengiriman mempunyai suatu ide atau gagasan
b.      Pengiriman mengubah ide menjadi suatu pesan Pengiriman menyampaikan pesan
c.       Penerima menerima pesan
d.      Penerima menafsirkan pesan
e.       Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim



Hubungan Komunikasi
Untuk mencapai tujuan suatu organisasi, diperlukan adanya suatu proses komunikasi yang dapat mentransfer pesan-pesan dari pengirim ke penerima pesan. Secara umum komunikasi mempunyai dua fungsi penting dalam organisasi  yaitu :
1.      komunikasi memungkinkan orang-orang untuk saling bertukar informasi
2.      komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi yang terpisah dari anggota lainnya.
Umumnya organisasi sangat tergantung pada komunikasi untuk mencapai tujuannya.
Berikut adalah kegiatan organisasi yang berkaitan dengan pertukaran informasi :
1.      Menetapkan tujuan
2.      Membuat dan melaksanakan keputusan
3.      Mengukur prestasi kerja
4.      Merekrut dan mengembangkan staf
5.      Pelayanan pelanggan
6.      Negoisasi dengan Pemasok
7.      Membuat produk
8.      Berinteraksi dengan peraturan yang ada

Pola Komunikasi
Secara umum pola komunikasi dapat dibedakan ke dalam saluran komunikasi formal dan saluran komunikasi non formal. Yang dibahas dalam komunikasi formal adalah :
a.      Komunikasi dari atas ke bawah
b.      Komunikasi dari bawah ke atas
c.       Komunikasi horizontal
d.      Komunikasi diagonal
e.       Keterbatas komunikasi formal
Saluran Komunikasi Informal
Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi tanpa mempedulikan jenjang hierarkhi , pangkat dan kedudukan /jabatan dapat berkomunikasi secara luas, meskipun hal yang diperbincangkan bersifat umum, seperti mengobrol tentang keluarga, humor atau sinetron dsb.
Cara Mengelola Komunikasi
Dua hal yang perlu diperhatikan dalam hal mengelola komunikasi, pertama bagaimana menagani pesan-pesan yang bersifat rutin, kedua bagaimana menangani krisis komunikasi.
Komunikasi yang merupakan keterkaitan antara individu-individu dengan organisasi mempunyai peranan yang cukup penting bagi berjalannya fungsi-fungsi dalam suatu organisasi. Beberapa kegiatan organisasional  yang ada dalam suatu organisasi mencakup penentuan tujuan, pengambilan keputusan, pengukuran hasil kerja, pengembangan staf, keterkaitan dengan konsumen, negosiasi dengan pemasok, menghasilkan produk, dan interaksi dengan peraturan yang ada.
Meningkatkan keterampilan Komunikasi
Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis :
1.      membaca
2.      mendengar
3.      percakapan menarik
4.      wawancara
5.      berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil
6.      berpidato dan presentasi
7.      menulis surat, memo, dan laporan


Memahami Budaya  dan Perbedaanya
Indonesia dikenal sebagai Negara yang kaya akan berbagai sumberdaya alam dan aneka budaya yang tumbuh dan berkembang diseluruh penjuru tanah air dari sabang sampai Merauke. Oleh karena setiap daerah memiliki budaya yang tumbuh dan berkembang di daerahnya.

Definisi Budaya
Menurut Hofstede, budaya diartikan sebagai pemograman kolektif atas pikiran yang membedakan anggota-anggota suatu kategori orang dari kategori lainnya. Dalam hal ini yang menjadi kata kunci budaya adalah pemograman kolektif  yang menggambarkan suatu proses yang mengikat setiap orang segera setelah kita dilahirkan ke dunia ini.
Menurut Bovee dan Thil budaya adalah system sharing atas symbol-simbol, kepercayaan, sikap, nilai-nilai, harapan dan norma-norma untuk berperilaku. Dalam hal ini semua anggota dalam budaya memiliki asumsi-asumsi yang serupa tentang bagaimana seorang berpikir, berperilaku dan berkomunikasi, cenderung untuk melakukannya berdasarkan asumsi-asumsi tersebut.

Komponen Budaya
Dalam bidang antropologi, menurut Cateora, budaya memiliki beberapa elemen yaitu :
1.      budaya material,
2.      lembaga sosial
3.      system kepercayaan,
4.      estetika
5.      bahasa.


Mengenal Perbedaan Budaya
Dalam kehidupan sehari-hari orang akan selalu berhubungan dengan orang lain yang memiliki latar belakang budaya dan bahasa yang berbeda . Disamping itu juga perbedaan dalam hal suku , agama, ras/etnis, pendidikan, usia, pekerjaan, status dan jenis kelamin. Perbedaan berbagai latar belakang budaya akan berpengaruh terhadap bagaimana seseorang mengirim, menerima, dan menafsirkan pesan-pesan kepada orang lain. Perbedaan budaya dapat dilihat dari :
·        Nilai social
·        Peran dan status
·        Kebiasaan pengambilan keputusan
·        Sikap terhadap waktu
·        Penggunaan ruang/jarak
·        Konteks budaya
·        Bahas tubuh
·        Hokum
·        Perilaku etis
·        Perbedaan budaya perusahaan
Komunikasi Dengan Orang Berbudaya Asing
a.      Belajar tentang budaya
            Ketika anda berkeinginan untuk keluar negeri, anda harus siap menghadapai  
            budaya  yang sama sekali berbeda dengan budaya anda.
b.      Mengembangkan keterampilan komunikasi lintas budaya
Beberapa petunjuk yang diperlukan seseorang ketika berhubungan dengan orang lain yang memiliki budaya berbeda :
·        Asumsikan berbeda hingga suatu persamaan telah terbukti
·        Berani mengambil tanggungjawab saat berkomunikasi
·        Tidak memberi pendapat
·        Tunjukkan suatu penghargaan
·        Empati
·        Menahan sikap ambiguitas/mendua
·        Dsb.
c.       Negoisasi Lintas Budaya
Orang dari budaya yang berbeda seringkali mempunyai pendekatan bernegosiasi yang berbeda dan tingkat toleransinya untuk suatu ketidaksetujuan juga bervariasi.

   



 Presentasi merupakan salah satu bentuk komunikasi yang penting dalam berbagai kegiatan hidup manusia. Mulai dari yang paling sederhana, seperti presentasi yang dilakukan seorang anak yang ingin dibelikan laptop karena sudah mulai menulis skripsi pada ayahnya sampai dengan yang membutuhkan persiapan baik seperti presentasi yang dilakukan sorang penemu pada sebuah konvensi ilmiah internasional.
       Presentasi kita lakukan pada dasarnya untuk mengkomunikasikan gagasan, pemikiran atau informasi kepada orang lain. Gagasan, pemikiran atau informasi itu bisa bersifat bisnis, sosial, keagamaan atau apa pun juga. Intinya, kita menyampaikan sesuatu pada orang lain dengan tujuan tertentu. Kenapa “sesuatu” itu kita sampaikan, karena dalam pandangan kita bisa membawa manfaat atau kebaikan bagi diri kita dan orang lain.
      Oleh karena itu, presentasi merupakan bagian penting dalam kehidupan manusia. Begitu juga dalam kegiatan bisnis, presentasi merupakan salah satu bentuk komunikasi yang penting. Orang mempresentasikan produk, sistem kerja, gagasan baru dalam pemecahan masalah, penjualan produk, pemasaran barang dan jasa atau paparan temuan riset pasar merupakan kegiatan yang lazim dilakukan dalam komunikasi bisnis. Siapa pun yang terlibat dalam kegiatan bisnis atau organisasi bisnis pasti akan melakukan presentasi.
       Hanya saja, kini muncul kesan, presentasi itu dipersempit maknanya. Baru disebut presentasi bila kita menyampaikan sesuatu dengan menggunakan perangkat bantu presentasi seperti overhead projector atau laptop yang dihubungkan dengan LCD

Sedangkan Anjali (2007:36-39) menyebutkan ciri-ciri presentasi yang membedakannya dari jenis-jenis pembicaraan lain seperti pidato atau pemaparan publik (public expose) adalah sebagai berikut:
a.      Biasanya dilakukan secara formal
b.      Biasanya disusun secara matang dan terencana
c.       Biasanya sudah ditentukan waktu, tempat dan materinya
d.      Biasanya dibantu oleh alat-alat peraga ataun alat-alat bantu presentasi
e.       Biasanya dipandu oleh seorang pemandu atau moderator
f.       Biasanya menghendaki adanya pihak lain sebagai sasaran presentasi
g.      Biasanya diikuti dengan sesi tanya jawab
h.      Biasanya memiliki tujuan dan taget tertentu

“mengapa harus melakukan presentasi?” Jawaban atas pertanyaan ini tidak bisa dilepaskan dari fungsi dan tujuan komunikasi. Fungsi komunikasi bisa disebutkan secara sederhana yakni informatif yaitu menyampaikan informasi, edukatif yaitu menyampaikan pendidikan, dan hiburan yakni orang merasa terhibur dengan materi komunikasi yang kita sampaikan. Sedangkan tujuannya tentu seperti tujuan komunikasi pada umumnya yaitu mengubah atau meneguhkan pengetahuan, sikap, pendapat dan perilaku khalayak komunikasi. Pada bagian berikutnya dari modul ini kita akan membahas lebih mendalam tentang tujuan presentasi ini.
       Untuk sementara ini, kita akan melihat manfaat praktis saja dari presentasi. Kita bisa membandingkan dengan penyajian informasi melalui laporan. Pada umumnya, meski disediakan rangkuman eksekutif, laporan itu cukup tebal. Orang perlu menyediakan waktu cukup banyak untuk bisa menangkap makna dan maksud laporan. Presentasi laporan akan sangat memudahkan orang untuk memahami laporan. Melihat tebalnya laporan saja, banyak orang yang merasa enggan membacanya apalagi mencermati isinya. Apalagi bila ada bagian yang tidak bisa kita pahami, kita tak bisa bertanya langsung pada penulis laporan. Berbeda dengan presentasi, orang yang tak paham bisa langsung bertanya pada penyajinya.
      Namun untuk membantu memudahkan pemahaman khalayak atas apa yang kita sajikan dalam presentasi, tentunya kita perlu mengorganisasikan pesan dengan cara tertentu. Kita bisa melihat tahapan-tahapan yang juga mencerminkan langkah-langkah yang perlu kita lakukan manakala kita hendak melakukan presentasi.
Langkah-langkah Penyusunan Materi Presentasi
PERENCANAAN
PENGORGANISASIAN DAN KOMPOSISI
REVISI
1. Merumuskan tujuan
    Menetapkan tujuan
    Memilih gaya dan nada
4. Mengorganisasikan pesan
6. Mengedit dan menulis-ulang pesan
2. Menganalisis khalayak
5. Komposisi pesan
7. Menyusun dan mengoreksi pesan
3. Memilih saluran dan media komunikasi




Adapun sistematika umum dalam menyusun pesan untuk presentasi adalah sebagai berikut: 
a.      Pendahuluan
Bagian ini pada umumnya hanya untuk mencairkan suasana. Kita bisa memperkenalkan diri atau menyampaikan guyonan. Bagian ini penting, karena pada bagian inilah kita berusaha memotivasi orang untuk mengikuti presentasi sesuai dengan tujuan presentasi kita. Kita menyamapakan tujuan dengan khalayak. Oleh karena itu, biasanya pada bagian ini dikemukakan hal-hal yang kiranya penting untuk diketahui khalayak. Beberapa hal yang biasanya dikemukakan adalah:
-       perkenalan diri
-       pentingnya apa yang kita uraikan
-       manfaat yang bisa diperoleh khalayak
-       konsekuensi bila presentasi ini dilewatkan
b.      Isi
Ini merupakan bagian terpenting dari presentasi. Karena inilah bagian tempat kita menyampaikan pokok bahasan. Ada baiknya, kita menentukan terlebih dulu pokok bahasan yang hendak disampaikan, sehingga isi pembahasan tidak melantur. Kita tetap fokus pada apa yang hendak kita sampaikan.
c.       Penutup
Bagian ini biasanya berisikan kesimpulan dan ucapan terima kasih. Di samping itu, pada bagian penutup ini selain menyimpulkan orang juga bisa membuat himbauan atau ajakan untuk bertindak.
          Kini, kita membahas jenis-jenis presentasi. Pengenalan jenis-jenis
          Presentasi ini akan memudahkan Anda mengetahui tujuan, cara 
          mempersiapkan dan menganalisis khalayaknya. Sudah barang tentu, isi 
          presentasinya pun akan berbeda bila jenis presentasi yang disampaikan 
          berberda pula. Secara umum dapat disebutkan jenis-jenis presentasi itu 
          adalah briefing, rapat orientasi, program pelatihan dan laporan penelitian.
          Untuk jenis-jenis presentasi ini dan contoh-contohnya, lebih jelasnya 
          dapat kita lihat tabel di bawah ini:

3 tujuan presentasi ini, yakni untuk:
1.      Memotivasi atau menghibur. Bila Anda berusaha memotivasi atau menghibur khalayak, biasanya Anda harus banyak bicara. Misalnya saja ketika Anda diminta untuk menyampaikan sepatah-dua patah kata untuk menghormati para pegawai yang           pensiun. Anda mungkin akan memberikan komentar yang menunjukkan perhatian dan apresiasi terhadap mereka dan menggambarkan betapa besarnya sumbangan yang diberikan para pensiunan itu terhadap organisasi/lembaga bisnis Anda.
2.      Menginformasikan atau menganalisis. Kalau Anda bertujuan menginformasikan atau menganalisis situasi, maka secara umum Anda dan khalayak akan berinteraksi. Pada dasarnya ini sama dengan sekelompok orang yang mengadakan rapat untuk mendengarkan persentasi lisan, lalu di antara khalayak saling memberi komentar.
3.      Mempersuasi atau kolaborasi. Kebanyakan interaksi ini terjadi bila 
     Anda bertujuan untuk mempersuasi orang lain melakukan tindakan 
     tertentu atau mengajak orang lain berkolaborasi untuk memecahkan 
     masalah. Dalam hal ini Anda umumnya harus terlebih dahulu 
    menyampaikan data dan fakta untuk  meningkatkan pemahaman khalayak 
     atas permasalahan yang dibicarakan. Lalu Anda menyatakan argumentasi
     yang mendukung kesimpulan atau rekomendasi yang Anda tawarkan.
     Sebagai tambahan Anda pun                meminta khlayak untuk berpartisipasi
     dengan menyatakan kebutuhan, saran, pemecahan, perumusan 
     kesimpalan, dan rekomendasi. Karena Anda melakukan persetasi 
     persuasif dan kolaboratif yang melibatkan khalayak untuk aktif, maka 
     Anda relatif sedikit bisa mengontrol materi persetasi Anda sehingga Anda 
     harus cukup fleksibel dalam menyesuaikan diri dengan masukkan baru 
     dan reaksi yang tak terduga 



Dalam perencanaan presentasi ini, hal-hal yang harus kita persiapkan adalah sebagai berikut:
1.        Pengembangan gagasan utama.
Langkah pertama adalah merumuskan gagasan utama. Gagasan utama ini menghubungkan pokok bahasan dan tujuan dengan kerangka pengalaman khalayak, seperti yang sering kita lihat dalam iklan-iklan yang menunjukkan manfaat sebuah produk untuk konsumen, misalnya Dancow menyehatkan Anda. Sekarang cobalah merumuskan gagasan utama tersebut dalam sebuah kalimat yang merangkumkan argumen untuk meyakinkan khalayak. Anda bisa melihat contoh berikut ini :
Peningkatan permintaan pada kendaraan troda empat dengan cc kecil yang lebih hemat bahan bakar akibat terjadinya peningkatan harga BBM. 
2.        Membuat kerangka.
Dengan  gagasan utama yang sudah dipersiapkan dengan baik, Anda bisa mulai menyusun kerangka. Struktur kerangka ini hendaknya memperhitungkan pokok bahasan, tujuan, khalayak, dan waktu tersedia untuk presentasi. Untuk contoh kerangka presentasi lihat di bawah ini :     
                   
                              KOMPETITOR BARU MERAMAIKAN
                        BISNIS FAST-FOOD
                             
                              Tujuan:  Menyadarkan para pemiliki usaha waralaba atas peningkatan ancaman persaingan dari toko-toko swalayan terkemuka.
                                      I.     Pembukaan: perebutan pangsa pasar di antara pemilik usaha waralaba semakin sengit dengan masuknya toko-toko swalayan terkemuka dalam bisnis ini.
                              II.    Toko-toko swalayan terkemuka semakin menunjukkan ancamannya.
§  Toko-toko swalayan terkemuka tahun ini berhasil memperoleh Rp. 78         milyar dari penjualan makanan cepat-saji dan tingkat pertumbuhan                penjualannya mencapai 15%/tahun.
§  Dua toko swalayan kelas C yang mengembangkan bisnis makanan cepat-saji ini adalah TS Dept. Store dan Saeroh Dept. Store. TS Dept. Store    mengembangkanmakanan cepat-saji dari milkshake sampai hotdogs         dan hamburger. Sedangkan Saeroh Dept. Store berhasil melakukan    eksperimen untuk pengembangan restoran fast-food yang self-service.
§  Sementara banyak toko swalayan lain yang kini sedang menyiapkan           rencana membuka restoran fast-food dan        uji-coba untuk keperluan ini sedang berlangsung.
                              III. Toko-toko swalayan terkemuka sedang membangun food-court dengan menu yang menarik konsumen.
                              IV.   Toko-toko swalayan tersebut sangat dibantu oleh promosi periklanan.
                              V.    Kesimpulan: Ambisi toko-toko swalayan terkemuka itu memaksa kita untuk menambah investasi agar bisnis waralaba makanan cepat-saji          ini           tetap dapat menghasilkan uang.

Dalam membuat perencanaan presentasi ini, kita juga harus memasukkan pertimbangan waktu pada saat kita membuat kerangka presentasi ini. Karena, presentasi yang terlalu lama juga tidak efektif. Khalayak akan bosan, apalagi bila kita sudah mengulang-ulang informasi yang sama yang sudah dimengerti dan diketahui oleh khalayak. Lama presentasi tersebut jelas ditentukan oleh panjangnya presentasi. Untuk memperkirakan berapa lama presentasi kita berlangsung bisa dihitung dengan jumlah kata-kata yang diucapkan dalam satu menit. Rata-rata kita mengucapkan kata-kata 125 kata/menit.
Selain itu, dalam perencanaan presentasi kita juga memperhitungkan gaya presentasi kita.  Gaya presentasi ini umumnya dibagi menjadi 3 yakni gaya presentasi untuk kelompok kecil, gaya resmi untuk kelompok besar dan gaya presentasi untuk peristiwa penting.
Dalam melakukan presentasi ini, untuk lebih meningkatkan efektivitas komunikasi kita sudah lazim dipergunakan alat bantu audio-visual. Pentingnya menggunakan alat-bantu audio-visual ini adalah untuk membantu baik pembicara maupun khalayak mengarahkan perhatian kepada hal-hal yang penting. Gagasan utama kita jadi lebih mudah diingat dan dimengerti oleh khalayak.
Pertama-tama kita melihat dua jenis alat bantu visual ini. Pertama visualisasi teks yang dibentuk dengan menggunakan kata-kata yang akan membantu khalayak mengikuti arus gagasan. Dengan visualisasi teks ini, kita menyajikan rangkuman pesan sehingga khalayak dapat melihat pikiran-pikiran yang disampaikan. Kedua visualisasi grafis yang memberikan penekanan terhadap fakta-fakta penting. Visualisasi ini membantu khalayak memahami data numerik dan jenis informasi lain yang sukar difahami kalau dinyatakan secara lisan.
Namun kita harus waspada, penggunaan alat bantu visual tersebut dapat menjadi kontraproduktif. Karena itu, agar alat bantu tersebut membantu efektivitas komunikasi kita, perhatikanlah hal-hal di bawah ini:
§    Pastikan semua khalayak dapat melihat dengan baik
§    Berikan kesempatan kepada khlayak untuk membaca visualisasi itu sebelum Anda memberikan uraian.
§    Batasi setiap alat bantu visual itu hanya untuk satu gagasan.
§    Jangan menyampaikan sesuatu yang bertentangan antara penjelasan lisan dengan visualisasi.
§    Jangan membaca teks yang divisualisasikan kata demi kata.
§    Ketika selesai membahas butir yang divisualisasikan, segeralah hentikan alat visualisasi tersebut.
Sekarang kita akan membahas medium yang tepat untuk membantu presentasi kita, ada banyak medium yang kita pilih dari alternatif berikut ini:
§  Handout. Ketika melakukan presentasi Anda mungkin membagikan lembaran kertas yang berisikan agenda, kerangka program, abstrak laporan, atau bahan pendukung seperti tabel dan grafik. Handout ini akan membantu khalayak memperhatikan pokok gagasan Anda. Namun dapat juga mengganggu karena khalayak lebih tertarik pada handout daripada uraian Anda.
§  Papan tulis. Untuk presentasi pada kelompok kecil, Anda mungkin memilih papan tulis guna menggambarkan gagasan Anda, karena medium ini langsung kita gunakan, maka sifatnya amat fleksibel. Namun untuk situasi tertentu penggunaan papan tulis ini terkesan sangat informal.
§  Overhead projektor (OHP). Alat bantu yang paling umum dipergunakan dalam presentasi bisnis adalah OHP ini. Karena alat ini dapat memproyeksikan transparansi pada layar di tengah sinar yang benderang. Transparansi ini dengan mudah dapat kita buat secara manual, fotokopi, atau menggunakan komputer. Kini, sudah terbiasa digunakan LCD projector dan mulai menggantikan OHP dalam banyak kegiatan presentasi bisnis.
§  Slide. Isi slide dapat berupa teks grafis atau gambar atau juga bila Anda sudah mahir dapat menggabungkan ketiganya. sayangnya slide hanya bisa diproyeksikanm di ruang yang relatif gelap.
§  Alat bantu lain. Dalam presentasi teknis maupun ilmiah, sampel produk atau model dapat dipergunakan sebagai alat bantu, sehingga khalayak bisa mrngalaminya secara langsung. Selain itu kita juga dapat menggunakan videotape atau audiotape dan film. Videotape dan film cukup efektif untuk menarik perhatian khalayak karena disajikan secara lebih hidup dan berwarna.
Secara umum penggunaan alat bantu audio-visual dapat memperlihatkan bagaimana sesuatu terlihat, bekerja atau berhubungan satu sama lain. Namun hendaknya kita ingat bahwa alat bantu audio-visual tersebut bukan merupakan pengganti kata-kata lisan, melainkan alat bantu untuk menarik dan membangun minat, serta untuk menunjukkan informasi yang penting. Oleh karena itu, kita harus pandai memilih medium mana yang paling tepat dalam melakukan presentasi.
Dalam hal penggunaan media atau medium presentasi ini, kita teringat pada kenyataan bahwa dalam presentasi adakalanya yang lebih dipentingkan adalah cara atau bagaimana mempresentasikannya, bukan apa atau materi presentasinya. Tentu saja pernyataan tersebut bukan mengecilkan materi presentasi dan lebih menekankan pada cara presentasinya. Namun pernyataan tersebut lebih dimaksudkan bahwa bagaimana kita mempresentasikan pun harus diperhatikan, bukan hanya memperhatikan apa yang dipresentasikan saja. 
Bila presentasi kita menggunakan alat bantu seperti OHP atau LCD projector, maka sangat penting untuk mempersiapkan materi yang akan ditayangkan. Materi yang akan ditayangkan tersebut adalah kalimat-kalimat inti yang ditulis dengan singkat. Kita tak perlu memuat seluruh kalimat dalam lembar transparansi bila menggunakan OHP atau slide PowerPoint bila menggunakan LCD projector karena akan menyulitkan khalayak membacanya, melainkan hanya kata-kata kunci yang penting saja.
Kita lihat gambar berikut:
Gambar : Slide untuk Presentasi dengan menggunakan PowerPoint LCD Projector
Sumber: Presentasi “Filosofi Pendidikan Politeknik” oleh Dr.Ir. Bambang Boediono, ME

Kita bisa melihat pada Gambar  itu, hanya butir-butir pokok saja yang ditayangkan. Ada 7 kelompok kalimat yang dituliskan dalam slide untuk bagian pembahasan mengenai masyarakat pengguna program diploma politeknik. Ringkasnya kalimat yang ditampilkan membantu khalayak untuk memahami butir-butir pokok atau pikiran-pikiran utama yang dipresentasikan.
       Selanjutnya, setelah persiapan selesai tentu kita harus menetapkan bagaimana presentasi akan kita lakukan. Ini berkenaan dengan bagaimana cara presentasi tersebut akan dilangsungkan yang berarti kitab harus juga mempelajari metode presentasi seperti berikut ini.

Metode Presentasi
Kini tibalah kita pada pembahasan mengenai teknik penyampaian presentasi. Dalam teknik penyampaian ini kita bisa memilih salah satu dari empat metode penyampaian berikut ini :
-         Memori. Janganlah Anda menghapalkan semua pesan yang akan dipresentasikan, karena akan sulit untuk mengingat semuanya. Cukup mengingat garis besarnya saja.
-         Membaca. Bila kita mempresentasikan pesan yang bersifat teknis dan kompleks, tak usah ragu untuk membaca dari teks yang sudah kita persiapkan, ketika kita harus membaca jangan sampai kita kehilangan kontak mata dengan khalayak. Untuk itu kita dapat berhenti sesaat untuk melihat khalayak, mengangkat tangan, atau mengeraskan dan melembutkan suara.
-         Berbicara dengan memegang catatan. Anda membuat catatan hal-             hal yang penting, kemudian Anda berbicara melalui catatan tersebut. Ketika pendengar kelihatan bingung, Anda dapat lebih menjelaskan butir tersebut atau beralih ke pokok bahasan lain.
-         Berbicara impromtu. kalau Anda diminta untuk berbicara secara mendadak, itulah impromtu. Dalam situasi seperti ini, pikirkanlah beberapa saat apa yang hendak Anda katakan, tapi ingat jangan tergoda untuk melantur.

Menjawab Pertanyaan
Dalam presentasi tentu saja ada biasanya selalu disediakan sesi tanya-jawab. Apalag bila kita mengingingkan presentasi itu bukan merupakan komunikasi satu arah melainkan  presentasi yang dibangun dengan semangat dialog dan intearktif. Berikut ini beberapa cara menjawab pertanyaan yang diajukan khalayak presentasi kita:
a.      Jawab pertanyaan dengan singkat dan sikap manis. Ketika menjawab pertanyaan fokuskan perhatian kita pada orang yang mengajukan pertanyaan dengan memperhatikan bahasa tubuh dan ekspresi wajah agar kita dapat memastikan apa yang dimaksudkannya. Kemudian dengarkan dengan penuh seksama. Saat menjawab, ulangi pokok pertanyaan itu untuk memastikan kita memahami maksudnya dan membantu khalayak lain memahami pertanyaan yang diajukan. 
b.      Jangan biarkan khalayak memonopoli perhatian kita. Mungkin ada satu dua khalayak yang memonopoli sesi tanya jawab. Cobalah Anda memberi kesempatan kepada orang lain yang duduk di bagian lain ruang presentasi.
c.       Menjawab tanpa emosional pertanyaan keras. Kebanyakan orang mengajukan pertanyaan hanya untuk sekedar meminta penjelasan atau informasi tambahan. Biasanya kita akan menjawab pertanyaan seperti ini dengan ramah, namun ada juga khalayak yang bertanya dengan keras. Ketika ini terjadi tetaplah tenang. tataplah mata penanya dan jawablah pertanyaan sebaik mungkin tanpa memperlihatkan perasaan kita.
      Sedangkan Anjali (2007: 247-249) memberikan saran yang lebih teknis dan operasional dalam menjawab pertanyaan dari khalayak. Menurut Anjali, dalam menjawab pertanyaan khalayak itu, strategi yang dikembangkan adalah:
a.      terima pertanyaan dari seluruh khalayak
b.      simak pertanyaan khalayak drengan seksama
c.       batasi jumlah pertanyaan khalayak
d.      berikan jawaban yang berkualitas
e.       fokuskan jawaban sesuai topik utama
      Selanjutnya, kita pun penting memperhatikan kredibilitas kita sebagai penyaji dalam sebuah kegiatan presentasi. Karena dalam presentasi, kredibilitas kita sebagai penyaji sangat penting. Itulah sebabnya mengapa kita harus berupaya memaksimalkan kredibilitas tersebut. Kredibilitas kita bisa ditingkatkan dengan cara seperti berikut :
a.      Menunjukkan kompetensi. Pendengar akan terpengaruh oleh orang yang dipercaya memiliki kualifikasi dalam bidang tertentu. Karena itu    kita harus (a) memiliki pengetahuan mengenai pokok bahasan, (b) memperkenalkan kredensial seperti gelar akademik dan pengalaman profesional, dan (c) memperlihatkan kemampuan.
b.      Raih kepercayaan khalayak. Untuk ini Anda harus bersikap  jujur dan tidak memihak.
c.       Menekankan kesamaan dengan khalayak.
d.      Meningkatkan imbauan Anda pada khalayak, dengan memperhatikan penampilan.
e.       Memperlihatkan ketulusan.
Hal lain yang penting kita perhatikan adalah saat kita menyampaikan presentasi kita. Ini merupakan hal-hal teknis, yang kelihatannya sepele namun sangat menentukan keberhasilan presentasi kita. Hal-hal yang perlu diperhatikan pada saat kita menyampaikan presentasi adalah:
a.           jaga kontak mata dengan khalayak,
b.           berbicara dengan jelas dan tegas,
c.            jangan berbicara terlampau cepat,
d.           pastikan suara Anda dapat didengar semua orang,
e.            berbicara dengan gaya asli Anda sendiri,
f.            berdiri tegak,
g.           gunakan gerak-gerik yang alami,
h.           jawab pertanyaan dengan penuh kesabaran, dan
i.             jaga perasaan Anda ketika menghadapi kritik.
Saran presentatsi, khususnya dalam posisi kita sebagai penyaji, seperti yang dikemukakan Anjali (2007:51) berikut ini:
a.      pendengar kita adalah orang yang beragam sifatnya, jumlahnya, atau kualitasnya
b.      kebutuhan pendengar haris lebih diutamakan daripada kebutuhan kita sebagai penyaji
c.       seorang penyaji bertugas melayani dengan cara memberikan cara, gaya, dan isi presentasi yang dibutuhkan oleh pendengar
d.      terkadang penyaji harus mengikuti kecenderungan pendengar dalam hal pembicaraan dan seni berbicara.

RAPAT .

     Pada dasarnya, rapat merupakan kegiatan komunikasi. Rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi kelompok. Mempelajari rapat dalam konteks komunikasi kelompok dalam komunikasi bisnis, sebagai salah satu bentuk komunikasi, tentu saja, rapat dilakukan dengan tujuan dan melahirkan efek tertentu khususnya yang berkenaan dengan kinerja organisasi bisnis dan arus informasi yang berjalan pada satu organisasi bisnis.
berikut menunjukkan bagaimana hubungan antara rapat dan kepuasan kerja. Gambar tersebut menunjukkan bahwa bila kepuasaan kerja rendah namun jumlah rapat tinggi, maka yang akan dihasilkan adalah kualitas kerja yang rendah. Namun bila kepuasan kerja tinggi dan rapat jumlahnya tinggi juga maka kualitas kerja yang dihasilkan pun akan tinggi. Hal tersebut menunjukkan betapa pentingnya peran rapat bagi satu organisasi bisnis.

Gambar : Frekuensi Rapat dan Kepuasan Kerja
Sumber: AMI Consortium
     Setelah kita mengetahui makna dan arti penting rapat bagi kegiatan bisnis, maka pertanyaan yang segera muncul adalah, istilah rapat memang sudah sering kita dengar tapi apakah sebenarnya arti atau pengertian rapat? Kita bisa mengikuti penjelasan yang disampaikan Curtin, Floyd, dan  Winsor (2000:186) yang menyatakan bahwa rapat merupakan sumber berbagai gagasan dan keputusan yang bermanfaat. Bila mengacu pada apa yang diuraikan ini maka rapat pada dasarnya merupakan pertemuan berbagai orang untuk menemukan gagasan atau mengambil keputusan.
       Tapi rupanya, arti rapat lebih dari sekedar itu. Dengan mengutip Davis, Curtin, Floyd, dan  Winsor (2000:186) menyatakan bahwa rapat sangat efektif untuk memperoleh partisipasi dan sambutan yang aktif. Rapat juga dapat menjadi sebuah sarana untuk memperoleh informasi di atas meja dan menghasilkan umpan-balik yang berguna. Rapat memungkinkan orang-orang memberikan kontribusi secara pribadi dan membantu menghasilkan perasaan persahabatan yang mungkin tak ternilai harganya dalam pelaksanaan proyek atau produk baru.
      Lebih jauh lagi, Curtin, Floyd, dan  Winsor (2000:186) menyebutkan adanya tiga faktor yang membuat rapat menjadi sangat penting dalam dunia bisnis kontemporer, yaitu:
a.      kebutuhan beradaptasi untuk mempercepat perubahan dalam lingkungan bisnis
b.     kebutuhan koordinasi yang lebih besar dari unit-unit bisnis dan pemerintah yang semakin saling bergantung
c.      pergerakan ke arah manajemen partisipatif, khususnya dalam pergerakan lingkaran kualitas yang lias.
      Sedangkan jenis dan tujuan rapat, digambarkan Curtin, Floyd, dan  Winsor (2000:190) melalui tabel seperti berikut ini:

Jenis dan Tujuan Rapat
Maksud
Tujuan
Rencana
Pelatihan & Pendidikan
Penjelasan peran; perubahan perilaku; pengembangan keahlian; kohesil umpan-balik; teknik baru; pengembangan tim; dukungan
Presentasi; peragaam aplikasi
Penyebaran Informasi
Distribusi data; peningkatan kesadaranb; penerangan; pengendalian gosip
Presentasi; menjawab pertanyaan
Pengumpulan Informasi
Mendapatkan fakta, opini & gagasan, perspektif dan perasaan
Isu hangat; menanyakan, mendapatkan reaksi
Pemecahan Masalah
Mengenali dan menguraikan masalah; menganalisis masalah; menyarankan pemecahan; penilaian; seleksi dan penerapan pemcahan masalah
Bentuk berpikir arif
Pengambilan Keputusan
Membuat keputusan; menyusun rencana; memperoleh rekomendasi; mengambil tindakan
Menjelaskan alternatif; keuntungan proyek
Sumber : Curtin, Floyd, dan  Winsor (2000:190)

      Dengan demikian, kita bisa  melihat berbagai maksud penyelenggaraan rapat. Dalam tabel di atas, antara maksud dan tujuan dibedakan. Maksud lebih berkenaan dengan “niatan” penyelenggaraan rapat, atau bisa dikatakan dengan pertanyaan “mengapa rapat dilakukan?”. Sedangkan tujuan lebih berkaitan dengan hasil atau keluaran dari satu rapat atau bisa dinyatakan dengan pertanyaan, “apa yang ingin dicapai?”. Antara maksud dan tujuan ini jelas saling terkait sehingga antara maksud dan tujuan merupakan satu kesatuan.


      Sekarang, kita membahas secara lebih rinci langkah-langkah penyelenggaraan rapat seperti berikut ini:
  1. Perencanaan dan logistik rapat, yang pada tahap ini, kita melakukan hal-hal seperti berikut:
-        Bertanya pada kita sendiri: apakah rapat ini memang kita perlukan dan apa yang harus ada dan kita lakukan untuk mencapai maksud dan tujuan rapat?
-        Menentukan siapa yang seharusnya hadir dalam rapat tersebut
-        Memastikan orang yang harus hadir dalam rapat bisa datang dan berpartisipasi dalam rapat
-        Menyusun agenda dan menangani pendokumentasiannya.
-        Mempersiapkan bahan dan perlengkapan yang diperlukan dalam penyelenggaraan rapat, seperti materi presentasi, ruang untuk rapat,  perlengkapan presentasi dan ―biasanya― konsumsi rapat.
  1. Mengkaji-ulang dan perencanaan rapat, yang pada dasarnya merupakan penjabaran dari maksud dan tujuan rapat. Pada tahap ini, kita memiliki 3 jenjang perencanaan, yaitu:
-        Perencanaan strategis yang lebih menekankan pada apa yang akan kita peroleh dari satu rapat dan skenario seperti apa yang hendak kita jalankan dalam penyelenggaraan rapat tersebut.
-        Perencanaan operasional yang merupakan penjabaran dari rencana strategis. Di sini kita membahas secara lebih detil misalnya skenario besar yang dibuat pada perencanaan strategis kemudian diturunkan pada perencanaan yang lebih operasional.
-        Perencanaan fungsional yang berarti kita melakukan pembagian sumberdaya manusia yang ada untuk menjalankan fungsi-fungsi dalam penyelenggaraan rapat seperti siapa yang bertanggung jawab atas materi rapat, penyebaran undangan dan orang yang mencatat keselutuhan proses dan hasil rapat.
-        Setelah semua rencana tersebut disusun dengan baik, kita perlu melakukan peninjauan-ulang untuk memastikan bahwa rencana kita memang bisa dijalankan dengan baik.
  1. Penetapan model rapat, yang pada dasarnya sudah kita susun pada pembuatan skenario rapat pada tahap perencanaan operasional. Tentu saja di sini yang kita perlukan adalah penyelenggaraan rapat yang produktif, sehingga pada penetapan model rapat ini kita memperhatikan:
-        Model rapat apa pun pada dasarnya tidak terlalu banyak memperhatikan berapa banyak orang yang hadir dalam rapat, namun lebih pada apa yang akan dihasilkan oleh rapat. Oleh sebab itu, kita jangan terlalu memperhatikan jumlah peserta rapat dalam menetapkan model rapat yang kita selenggarakan.
-        Seringkali kita lebih asyik membahas berapa lama waktu untuk rapat. Padahal dalam perencanaan dan penyelenggaraan rapat, yang hendaknya lebih kita perhatikan bukanlah berapa lama kita rapat melainkan sebenarap baik kita memanfaatkan waktu rapat.
-        Form atau bentuk rapat seperti apa yang hendak kita selenggarakan, apakah rapat formal yang biasanya menghasilkan keputusan yang mengikat atau rapat informal yang biasanya dilakukan untuk mencairkan suasana atau sekedar membuka katup-katup komunikasi yang mampet.
-        Prosedur rapat seperti apa yang hendak kita pilih, misalnya untuk pengambilan keputusan apakah dilakukan secara musyawarah atau pemungutan suara. Bila dilakukan pemungutan suara, bagaimana mekanisme pelaksanaannya. Bila dilakukan musyawarah siapa yang akan memimpin dan bagaimana proses berjalannya musyawarah itu.
-        Keluaran rapat seperti apa yang kita inginkan akan mempengaruhi modal penyelenggaraan rapat. Untuk rapat formal pengambilan keputusan tentu akan berbeda modelnya dengan rapat informal untuk memecahkan kebuntuan di kalangan anggota satu tim.
-        Langkah tindak lanjut,yang penting kita perhatikan karena sering terjadi rapat terselenggara dengan keputusan yang hanya menjadi catatan. Tidak ada langkah lebih lanjut yang justru sangat penting.
  1. Pengumpulan fakta dan informasi, yang juga bisa kita lakukan dalam penyelenggaraan rapat sesuai dengan maksud dan tujuan rapat. Ada beberapa cara yang dapat kita lakukan untuk mengumpulkan fakta dan informasi tersebut, yaitu:
-        Pemutakhiran data yang tersedia secara berkala yang selanjutnya dapat dijadikan bahan rapat atau menyelenggarakan rapat untuk memperoleh data paling mutakhir tentang sesuatu seperti data pemasaran.
-        Kelompok diskusi terfokus
-        Urun-rembug
-        Dialog
-        Konsultasi
-        Analisis kesenjangan dan kebutuhan
-        Analisis isu
  1. Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan, yang dilakukan dengan menetapkan langkah-langkah sebagai berikut:
-        Temu-kenal masalah dan merumuskan masalah
-        Pendekatan poemecahan masalah: berpikir linear-rasional atau lateral-kreatif yang akan kita pakai
-        Gaya untuk pengambilan keputusan. musyawarah atau pemungutan suara
      Hal lain yang perlu kita perhatikan manakala menyelenggarakan rapat bisnis adalah apa yang dinamakan sebagai sense of meeting. Apa yang dimaksud dengan sense of meeting? Pada dasarnya, yang dimaksud dengan istilah ini adalah kondisi di mana peserta rapat merasakan pentingnya pertemuan yang diselenggarakan untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan setelah rapat selesai diselenggarakan. Oleh sebab itu, dengan sense of meeting ini, semua peserta rapat akan berupaya terlibat dalam pertemuan itu, berdialog, berdiskusi dan bertukar informasi untuk mencapai tujuan penyelenggaraan rapat.
      Bila dalam satu rapat, ada orang yang secara fisik hadir di ruang pertemuan namun pikirannya melayang ke mana-mana bahkan tidak juga berbicara sesungguhnya lebih banyak diam sambil terkantuk-kantuk, maka orang tersebut sebenarnya tak memiliki sense of meeting. Orang tersebut tidak merasakan pentingnya dan betapa bernilainya rapat bagi satu organisasi. Orang tersebut lebih memandang rapat sebagai pertemuan rutin yang tak bermakna apa-apa.
       Padahal, rapat lebih dari sekedar pertemuan biasa. Rapat lebih merupakan kegiatan yang menjadi sarana untuk pertukaran data dan informasi, tempat mendialogkan gagasan dan konsep, dan tempat bagi pertukaran pikiran melalui diskusi yang produktif. Organisasi mana pun tentu akan membutuhkan gagasan baru yang segar dan kreatif serta pertukaran informasi yang penting. Bahkan lebih dari itu, rapat pun, sebagai kegiatan komunikasi, tentu menjalankan fungsi pendidikan juga. Melalui rapat, orang saling belajar tentang cara menyelesaikan masalah atau kultur yang berkembang pada satu organisasi.
        Mengingat rapat merupakan sarana pendidikan dalam satu organisasi, maka rapat pun menjadi sarana penting dalam upaya melakukan perubahan organisasi. Kita tentu mengenal istilah learning organisation. Istilah ini menunjuk pada keadaan satu organisasi yang melakukan perubahan tidak hanya dengan mengubah dan memperbaharui atau menyesuaikan kebijakan, sistem dan sumberdaya manusia yang dijalankan satu organisasi. Melainkan, secara keseluruhan organisasi tersebut belajar. Semua orang yang ada dalam organisasi tersebut belajar sehingga mendorong terjadinya perubahan organisasi sebagai respon terhadap perubahan yang terjadi pada lingkungan internal dan lingkungan eksternal satu organisasi.
      Oleh karena itu, rapat menjadi salah satu sarana komunikasi yang penting untuk mengembangkan learning organisation itu. Bisa dikatakan, rapat merupakan salah satu bentuk implementasi konsep learning organisation itu, bila saja rapat tersebut diikuti oleh mereka yang memiliki sense of meeting dan menyadari bahwa rapat merupakan sarana untuk saling membelajarkan satu sama lain. Kita sudah membahas makna rapat yang bermaksud sebagai kegiatan pendidikan itu pada tabel tentang jenis dan tujuan rapat tadi.

 Untuk lebih jaelas lagi tentang rapat ini ada pada modul 7 BMP Komunikasi bisnis.
  • Selamat berdiskusi.... PERTEMUAN
Penemuan-pertemuan dalam dunia usaha atau bisnis dapat dilakukan antara pimpinan dengan stafnya, tetapi juga dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk menyusun usulan atau bahkan pertemuan.
pertemuan yang diselenggarakan tidak dimaksudkan untuk membuat keputusan melainkan hanya untuk menghimpun pendapat atau untuk memperoleh kesamaan pendapat. Maka komunikasi yang dilakukan dalam pertemuan harus dalam suasana bebas yang terpimpin, untuk itu perlu dibuat kesimpulan dari pertemuan tersebut, bukan membuat keputusan. Komunikasi dalam pertemuan tersebut dapat dilaksanakan dengan menghimpun laporan, keluhan, saran dan juga dengar pendapat. Dari pertemuan tersebut dapat disusun sebuah bahan untuk rapat.
o   RAPAT
Untuk menyelenggarakan rapat perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
2.     undangan rapat
3. pengaturan ruang rapat
4. perlengkapan rapat
undangan rapat hendaknya tidak terlalu banyak uraian melainkan singkat dan jelas untuk menyebutkan hari , tanggal, waktu, tempatrapat, acara rapat, pengaturan ruang rapat disesuaikan dengan kebutuhan dan Pengaturan tempat duduk ditentukan oleh jumlah peserta rapat dan luas ruangan rapat.
dalam pelaksanaan rapat perlu diperhatikan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk rapat, siapa yang memimpin rapat, notulis, peserta rapat. bagian terpenting adalah pengambilan keputusan yang dilaksanakan secara musyawarah untuk mufakat, bila cara ini tidak dapat dicapai tentunya akan ditempuh dengan cara pengambilan suara terbanyak/voting , konsekuensinya bagi peserta rapat yang kalah suara harus tetap bertanggung jawab dan melaksanakan keputusan tersebut.
o   KOMUNIKASI PERTEMUAN DAN RAPAT
dalam pertemuan dan rapat setiap peserta harus menyadari posisinya dalam forum tersebut. Hendaknya tiap peserta mampu :
6. Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung jawab.
7. Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.
8. Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional.
9. Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.
10.       Mampu mengendalikan diri, dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele.
setelah pertemuan berhasil menyusun kesimpulan maka tindakan selanjutnya adalah mengkomunikasikan hasil tersebut kepada peserta, dan yang lebih penting adalah tindak lanjut dari pertemuan atau rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan baik.
o   TEKNIK BERBICARA,MEMBACA DAN MENDENGARKAN
Berbicara merupakan bagian dari komunikasi yang dipandang palingefektif. karena kemampuan berbicara bagi seseorang akan ditandai oleh seberapa jauh mempengaruhi pikiran, perasaan dan perilaku orang yang diajak bicara. Disamping itu keberhasilan orang berbicara sangat dipengaruhi oleh luasnya pengetahuan yang dimiliki, banyaknya pengalaman yang dimiliki, dan intelegensinya.
Selain teknik berbicara, perlu juga diperhatikan teknik membaca. Membaca pada dasarnya adalah menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisannya sedang dibaca. Oleh karna itu diperlukan kemampuan lebih baik lagi dari kemampuan berbicara, karena dibutuhkan kemampuan menangkap dan memahami maksud si penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkannya.
Selain itu ada juga teknik mendengarkan , nampaknya lebih mudah namun sesungguhnya mendengarkan harus didukung oleh sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencernakan isi suara yang didengar. Untuk dapat mendengarkan dengan baik diperlukan konsentrasi dan kepekaan indera pendengaran kita. Sehingga hasil dari mendengarkan adalah tambahnya pengetahuan, informasi dan sekaligus menseleksi bobot informasi untuk membuat keputusan.
o   MENYUSUN PESAN
komunikasi adalah sumber hidup perusahaan dan sarana untuk mencapai serta mewujudkan sesuatu yang dikehendaki. Komunikasi cenderung lebih merupakan suatu teknik daripada suatu sikap. Oleh karena itu, waktu yang dimiliki seorang manajer hampir selalu tersita untuk hal-hal berikut ini :
13.       Menyampaikan informasi atau gagasan kepada atasan untukmempengaruhi pengambilan keputusan.
14.       Memberikan arahan kepada para manajer bawahannya dengan berbagai informasi untuk membantu kelancaran kerja mereka.
15.       Menyampaikan berbagai informasi kepada stafnya.
16.       Mengatur dan menetapkan strategi.
17.       Menerima dan menganikan penampilan-penampilan untuk semua orang yang bekerja baginya.
18.       Berkomunikasi dengan berbagai pihak di luar perusahaan, termasuk para pelanggan, 
2. syarakat umum.
dalam komunikasi bisnis, kita mengedepankan masalah-masalah yang berhubungan dengan bagaimana menyusun kalimat yang efektif, memilih kata secara hati-hati, menyusun paragraf, menulis berbagai jenis surat, menulis laporan dan sebagainya.
Jadi kesimpulannya bahwa yang lebih penting dari semua kemampuan teknik berbahasa itu adalah bagaimana menyusun pesan yang sesuai dengan kebutuhan. Sebab, seindah apapun kalimat atau sebagus apapun tipografi huruf yang dipilih, tanpa muatan pesan yang berarti semua itu omong kosong.
Komunikasi didefinisikan sebagai proses pengiriman dan penerimaan pesan-pesan. Istilah pesan verbal adalah alat pengiriman pesan melalui tulisan atau bahasa lisan. Komunikasi lisan sangat berbeda dengan komunikasi tulisan, dimana anda mendapat banyak cara untuk memperoleh pesan dari orang lain. Anda dapat segera memperbaiki diri jika anda tidak mengerti bagian-bagian penting logat suatu pesan, menjelaskan ide-ide dan menampilkan sikap.
Ketika menulis, pertama-tama anda harus menyampaikan pesan secara jelas dan singkat. Membentuk keahlian menulis membutuhkan banyak waktu dan kreativitas daripada berbicara.Komunikasi tertulis ialah bisnis yang sangat penting sekali, sebab itu adalah sumber utama dokumen.oleh karena itu perusahaan lebih menyukai pemakaian tulisan.
Lobi
Tahapan Lobi menurut Rhenald  Kesali (1994) dengan mengutip Fraser P. Seitel, adalah sebagai berikut:
a.      Pengumpulan data dan fakta.  Pemerintah memiliki data dan  fakta yang lengkap tapi seringkali tidak terkordinasi. Data tersebut ada yang dipublikasikan dan ada yang dimiliki secara individual yang menangani bidang tertentu. Selain itu ada juga data yang tidak dipublikasikan. Karena itu langkah kita adalah menghubungi sumber-sumber data tersebut untuk mendapatkan data dan fakta yang kita butuhkan sesuai dengan permasalahan yang akan dibahas dalam lobi.
b.      Interpretasi terhadap langkah-langkah pemerintah, keputusan yang ditetapkan oleh pemerintah, umumnya merupakan penjabaran opini para pejabat pemerintah. Para pelobi bertugas menerjemahkan opini pejabat pemerintah itu ke dalam kebutuhan perusahaan serta memperkirakan apa yang akan terjadi secara hukum dan memberikan rekomendasi agar perusahaan bisa menyesuaikan diri dengan peraturan tersebut.
c.       Interpretasi terhadap langkah-langkah perusahaan. Karena para pelobi memiliki kontak dengan pejabat pemerintah dan pengambil keputusan, maka pelobi memiliki informasi mengenai pandangan perusahaan atau kelompok masyarakat tertentu terhadap ketentuan yang dibuat oleh pemerintah.
d.      Membangun posisi. Ada saatnya pelobi mendekati pejabat           pemerintah agar ada penundaan pelaksanaan sebuah peraturan agar perusahaan yang menjadi kliennya tidak mengamali kesulitan serius dan semua pihak siap melaksanakan perturan itu. Para pelobi harus mampu meyakinkan para pembuat keputusan bahwa pelaksanaan sebuah keputusan membutuhkan waktu untuk pelaziman.
e.       Melemparkan berita nasional. Istilah yang umum dipergunakan adalah publicity springboard yakni menggunakan tempat lobi sebagai tempat peredaran berita. Tempat lobi biasanya adalah suatu tempat yang selalu dikunjungi wartawan media cetak maupun elektronik. Berita yang dilemparkan dari tempat lobi ini akan segera menjadi berita nasional.
f.       Mendukung kegiatan pemasaran. Melobi agar pemerintah agar membeli produk yang dihasilkan perusahaan, karena pemerintah merupakan pembeli terbesar mulai dari alat-tulis-kantor sampai alat-alat berat. Pelobi tidak hanya menawarkan barang atau jasa melainkan juga proposal agar pembelian barang itu dianggarkan oleh pemerintah.

Negosiasi
Fungsi negosiasi sebenarnya untuk menyelesaikan konflik kepentingan atau persoalan melalui tindak-komunikasi. Dengan sendirinya, agar fungsi negosiasi tersebut dapat berjalan dengan baik, pihak-pihak yang terlibat dalam negosiasi harus memiliki keterampilan berkomunikasi seperti berbicara, mendengarkan dan menyatakan gagasan secara jernih dan tepat.
Menyelesaikan masalah elalui negosiasi merupakan salah satu karakteristik khas manusia. Karena manusia dilengkapi dengan keterampilan berbicara, maka manusia berusaha menyelesaikan masalahnya melalui kata-kata, bukan dengan kekuatan otot atau kepalan tangan. Melalui dialog, diskusi atau negosiasi manusia berupaya menuntaskan masalah yang dihadapinya. Konon, kemampuan bernegosiasi dalam menyelesaikan masalah merupakan salah satu ciri manusia beradab.
Selanjutnya, kita membahas jenis-jenis negosiasi. Tadi, kita bsudah mempelajari bahwa negosiasi itu terjadi manakala ada dua pihak atau lebih ―baik individual maupun kelompok― mendiskusikan usulan-usulan yang spesifik guna mencapai persetujuan yang dapat diterima masing-masing pihak. Negosiasi merupakan cara yang lazim digunakan untuk mengatasi konflik dalam kegiatan bisnis. Negosiasi untuk mengatasi konflik tersebut dapat berlangsung dalam konteks internal dan eksternal. Dalam konteks internal misalnya terjadi pemogokan pekerja yang menuntut kenaikan upah dan jaminan kesejahteraan. Dalam konteks eksternal misalnya terjadi konflik antara kita dan mitra bisnis.


Kita bisa membuat klasifikasi jenis-jenis negosiasi seperti berikut ini::
a.      berorientasi pada bargaining (bargaining-orientations) yakni bentuk negosiasi yang menggunakan pendekatan yang digunakan oleh para komunikator yang kompetitif. Pendekatan ini berasumsi, hanya ada satu pihak saja yang dapat mencapai tujuannya. Karena itu, ada pihak yang menang dan ada pihak yang kalah. Negosiasi seperti ini juga dinamakan “negosiasi berorintasi kalah-menang”.
b.       “berorientasi kalah-kalah”, yang dalam prosesnya, pihak-pihak yang bernegosiasi mengabaikan kemungkinan menjadi pemenang sehingga dalam pendekatan ini pihak-pihak yang bernegosiasi menjadi pecundang. Namun sebenarnya, ketika negosiasi dimulai tak ada pihak yang ingin menjadi pecundang, tapi pada saat  negosiasi berlangsung kita berada dalam posisi yang besar kemungkinan menjadi pihak yang kalah oleh karena itu ketimbang kekalahan diderita sendiri, maka lawan negosiasi pun harus mengalah. Akibatnya kedua belah pihak mengalami kerugian.
c.       negosiasi dalam bentuk kompromi, yakni pengambilan satu pilihan yang didasari oleh pertimbangan daripada berada dalam posisi “kalah-menang” atau “mengandung resiko kalah-kalah” maka jalan tengah dipilih sehingga dilakukan kompromi. Jadi dalam kompromi ini, ada kepentingan yang harus dikorbankan dan dipertahankan begitu juga oleh pihak lain.
d.      berorientasi “menang-menang” yang disebut juga sebagai pendekatan kolaboratif. Asumsinya, pemecahan dapat dicapai dan memuaskan kebutuhan semua pihak yang terlibat di dalamnya. Pendekatan ini sangat berbeda dengan pendekatan-pendekatan sebelumnya,  karena kuncinya terletak pada bagaimana menemukan solusi “menang-menang” yang membuat masing-masing pihak tidak merasa dirugikan.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar