MEMAHAMI KOMUNIKASI BISNIS
A. Bentuk
dasar Komunikasi
Komunikasi
adalah suatu proses pertukaran informasi antara individu melalui suatu system
yang biasa (lazim) baik dengan symbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku
atau tindakan. Pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan dua orang atau
lebih dengan menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh
seseorang seperti melalui iklan, tulisan maupun sinyal-sinyal nonverval.
Bentuk dasar
komunikasi adalah :
1.
Komunikasi verbal
Merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan
untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain melalui tulisan maupun
lisan. Bentuk komunikasi ini memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi
dengan baik.
Contoh komunikasi verbal :
Ć Membuat dan mengirim surat
teguran kepada nasabah yang menunggak pembayarannya
Ć Membuat dan mengirim surat
penawaran harga barang kepada pihak lain
Ć Membuat dan mengirim surat
konfirmasi barang kepada pelanggan
Ć Membuat dan mengirim surat
aduan (claim) kepada pihak lain
Ć
Membuat
dan mengirim surat penolakan kerja
Ć
Membuat
dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain
Ć
Berdiskusi
dalam suatu tim kerja
Ć
Melakukan
wawancara kerja dengan para pelamar kerja di suatu perusahaan
Ć
dll
2.
Komunikasi nonverbal
Bentuk yang paling
mendasar dalam komunikasi bisnis asdalah komunikasi nonverbal. Menurut teori
antropologi, sebelum manusia menggunakan kata-kata, manusia telah
menggunakangerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh sebagai alat untuk berkomunikasi
dengan orang lain. Bentuk komunikasi nonverbal memiliki sifat yang kurang
terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari.
Berikut ini adalah
contoh perilaku yang menunjukkan komunikasi nonverbal:
Ć Menggerakkan gigi untuk menunjukkan kemarahan ( dalam bahas
jawa disebut getem-getem)
Ć Mengerutkan dahi untuk menunjukkan seseorang sedang berpikir
Ć Gambar pria atau wanita yang dipasang di pintu masuk toilet
untuk menunjukkan kamar sesuai dengan jenis kelamin
Ć Berpangku tangan untuk menunjukkan seseorang sedang melamun
Ć Tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk
mewujudkan rasa senang , simpati dan penghormatan.
Ć Membuang muka untuk menunjjukan sikap tidak senang atau
antipati terhadap orang lain
Ć Dll
3.
Pentingnya Komunikasi Nonverbal
Salah satu kebaikan atau keunggulan komunikasi nonverbal adalah
kesahihannya (reliabilitas). Hal ini
berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan-pesan
yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat. Secara umum orang akan mudah menipu
orang lain dengan menggunakan kata-kata daripada menggunakan gerakan tubuh
(bahasa isyarat). Komunikasi nonverbal penting artinya terutama dalam
menyampaikan perasaan dan emosi, mendeteksi
kecurangan atau kejujuran serta sifatnya yang efisien. Dengan
memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau
menegaskan kejujuran pengiriman pesan.
Tujuan komunikasi nonverbal :
Memberi
informasi
Mengatur
alur percakapan
Ekspresi
Emosi
Memberi
sifat melengkapi pesan-pesan verbal
Mempengaruhi
orang lain
Mempengaruhi
tugas khusus
B. Proses Komunikasi
Proses komunikasi terdiri dari 6
tahap:
a. Pengiriman mempunyai suatu ide atau
gagasan
b. Pengiriman mengubah ide menjadi suatu
pesan Pengiriman menyampaikan pesan
c. Penerima menerima pesan
d. Penerima menafsirkan pesan
e. Penerima memberi tanggapan dan mengirim
umpan balik kepada pengirim
Hubungan
Komunikasi
Untuk
mencapai tujuan suatu organisasi, diperlukan adanya suatu proses komunikasi
yang dapat mentransfer pesan-pesan dari pengirim ke penerima pesan. Secara umum
komunikasi mempunyai dua fungsi penting dalam organisasi yaitu :
1. komunikasi memungkinkan orang-orang
untuk saling bertukar informasi
2. komunikasi membantu menghubungkan
sekelompok anggota dalam organisasi yang terpisah dari anggota lainnya.
Umumnya organisasi sangat tergantung pada komunikasi untuk mencapai
tujuannya.
Berikut adalah kegiatan organisasi yang berkaitan dengan pertukaran
informasi :
1. Menetapkan tujuan
2. Membuat dan melaksanakan keputusan
3. Mengukur prestasi kerja
4. Merekrut dan mengembangkan staf
5. Pelayanan pelanggan
6. Negoisasi dengan Pemasok
7. Membuat produk
8. Berinteraksi dengan peraturan yang ada
Pola Komunikasi
Secara umum pola komunikasi dapat dibedakan ke dalam saluran komunikasi
formal dan saluran komunikasi non formal. Yang dibahas dalam komunikasi formal
adalah :
a. Komunikasi dari atas ke bawah
b. Komunikasi dari bawah ke atas
c. Komunikasi horizontal
d. Komunikasi diagonal
e. Keterbatas komunikasi formal
Saluran Komunikasi Informal
Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu
organisasi tanpa mempedulikan jenjang hierarkhi , pangkat dan kedudukan
/jabatan dapat berkomunikasi secara luas, meskipun hal yang diperbincangkan
bersifat umum, seperti mengobrol tentang keluarga, humor atau sinetron dsb.
Cara Mengelola Komunikasi
Dua hal yang perlu diperhatikan dalam hal mengelola komunikasi, pertama
bagaimana menagani pesan-pesan yang bersifat rutin, kedua bagaimana menangani
krisis komunikasi.
Komunikasi yang merupakan keterkaitan antara individu-individu dengan
organisasi mempunyai peranan yang cukup penting bagi berjalannya fungsi-fungsi
dalam suatu organisasi. Beberapa kegiatan organisasional yang ada dalam suatu organisasi mencakup
penentuan tujuan, pengambilan keputusan, pengukuran hasil kerja, pengembangan
staf, keterkaitan dengan konsumen, negosiasi dengan pemasok, menghasilkan
produk, dan interaksi dengan peraturan yang ada.
Meningkatkan keterampilan Komunikasi
Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis :
1. membaca
2. mendengar
3. percakapan menarik
4. wawancara
5. berdiskusi dengan kelompok-kelompok
kecil
6. berpidato dan presentasi
7. menulis surat, memo, dan laporan
Memahami
Budaya dan Perbedaanya
Indonesia dikenal sebagai Negara yang kaya akan berbagai sumberdaya
alam dan aneka budaya yang tumbuh dan berkembang diseluruh penjuru tanah air
dari sabang sampai Merauke. Oleh karena setiap daerah memiliki budaya yang
tumbuh dan berkembang di daerahnya.
Definisi
Budaya
Menurut
Hofstede, budaya diartikan sebagai pemograman kolektif atas pikiran yang
membedakan anggota-anggota suatu kategori orang dari kategori lainnya. Dalam
hal ini yang menjadi kata kunci budaya adalah pemograman kolektif yang
menggambarkan suatu proses yang mengikat setiap orang segera setelah kita
dilahirkan ke dunia ini.
Menurut Bovee
dan Thil budaya adalah system sharing atas
symbol-simbol, kepercayaan, sikap, nilai-nilai, harapan dan norma-norma untuk
berperilaku. Dalam hal ini semua anggota dalam budaya memiliki asumsi-asumsi
yang serupa tentang bagaimana seorang berpikir, berperilaku dan berkomunikasi,
cenderung untuk melakukannya berdasarkan asumsi-asumsi tersebut.
Komponen
Budaya
Dalam bidang
antropologi, menurut Cateora, budaya memiliki beberapa elemen yaitu :
1.
budaya material,
2.
lembaga sosial
3.
system kepercayaan,
4.
estetika
5.
bahasa.
Mengenal
Perbedaan Budaya
Dalam
kehidupan sehari-hari orang akan selalu berhubungan dengan orang lain yang
memiliki latar belakang budaya dan bahasa yang berbeda . Disamping itu juga
perbedaan dalam hal suku , agama, ras/etnis, pendidikan, usia, pekerjaan,
status dan jenis kelamin. Perbedaan berbagai latar belakang budaya akan
berpengaruh terhadap bagaimana seseorang mengirim, menerima, dan menafsirkan
pesan-pesan kepada orang lain. Perbedaan budaya dapat dilihat dari :
·
Nilai social
·
Peran dan status
·
Kebiasaan pengambilan
keputusan
·
Sikap terhadap waktu
·
Penggunaan ruang/jarak
·
Konteks budaya
·
Bahas tubuh
·
Hokum
·
Perilaku etis
·
Perbedaan budaya perusahaan
Komunikasi
Dengan Orang Berbudaya Asing
a.
Belajar tentang budaya
Ketika anda berkeinginan untuk
keluar negeri, anda harus siap menghadapai
budaya yang sama sekali berbeda dengan budaya anda.
b.
Mengembangkan keterampilan
komunikasi lintas budaya
Beberapa petunjuk yang diperlukan seseorang ketika
berhubungan dengan orang lain yang memiliki budaya berbeda :
·
Asumsikan berbeda hingga
suatu persamaan telah terbukti
·
Berani mengambil
tanggungjawab saat berkomunikasi
·
Tidak
memberi pendapat
·
Tunjukkan
suatu penghargaan
·
Empati
·
Menahan
sikap ambiguitas/mendua
·
Dsb.
c.
Negoisasi Lintas Budaya
Orang dari budaya yang berbeda seringkali mempunyai
pendekatan bernegosiasi yang berbeda dan tingkat toleransinya untuk suatu
ketidaksetujuan juga bervariasi.
Presentasi merupakan salah satu bentuk komunikasi yang penting dalam
berbagai kegiatan hidup manusia. Mulai dari yang paling sederhana, seperti
presentasi yang dilakukan seorang anak yang ingin dibelikan laptop karena sudah mulai menulis
skripsi pada ayahnya sampai dengan yang membutuhkan persiapan baik seperti
presentasi yang dilakukan sorang penemu pada sebuah konvensi ilmiah
internasional.
Presentasi kita lakukan pada dasarnya untuk mengkomunikasikan gagasan,
pemikiran atau informasi kepada orang lain. Gagasan, pemikiran atau informasi
itu bisa bersifat bisnis, sosial, keagamaan atau apa pun juga. Intinya, kita menyampaikan sesuatu pada
orang lain dengan tujuan tertentu. Kenapa “sesuatu” itu kita sampaikan, karena
dalam pandangan kita bisa membawa manfaat atau kebaikan bagi diri kita dan
orang lain.
Oleh karena itu,
presentasi merupakan bagian penting dalam kehidupan manusia. Begitu juga dalam
kegiatan bisnis, presentasi merupakan salah satu bentuk komunikasi yang
penting. Orang mempresentasikan produk, sistem kerja, gagasan baru dalam
pemecahan masalah, penjualan produk, pemasaran barang dan jasa atau paparan
temuan riset pasar merupakan kegiatan yang lazim dilakukan dalam komunikasi
bisnis. Siapa pun yang terlibat dalam kegiatan
bisnis atau organisasi bisnis pasti akan melakukan presentasi.
Hanya saja, kini muncul kesan,
presentasi itu dipersempit maknanya. Baru disebut presentasi bila kita menyampaikan
sesuatu dengan menggunakan perangkat bantu presentasi seperti overhead projector atau laptop yang dihubungkan dengan LCD
Sedangkan Anjali (2007:36-39) menyebutkan ciri-ciri
presentasi yang membedakannya dari jenis-jenis pembicaraan lain seperti pidato
atau pemaparan publik (public expose)
adalah sebagai berikut:
a.
Biasanya dilakukan secara
formal
b. Biasanya disusun secara matang dan
terencana
c. Biasanya sudah ditentukan waktu, tempat
dan materinya
d. Biasanya dibantu oleh alat-alat peraga
ataun alat-alat bantu presentasi
e. Biasanya dipandu oleh seorang pemandu
atau moderator
f. Biasanya menghendaki adanya pihak lain
sebagai sasaran presentasi
g. Biasanya diikuti dengan sesi tanya jawab
h. Biasanya memiliki tujuan dan taget
tertentu
“mengapa harus melakukan presentasi?”
Jawaban atas pertanyaan ini tidak bisa dilepaskan dari fungsi dan tujuan
komunikasi. Fungsi komunikasi bisa disebutkan secara sederhana yakni informatif
yaitu menyampaikan informasi, edukatif yaitu menyampaikan pendidikan, dan
hiburan yakni orang merasa terhibur dengan materi komunikasi yang kita
sampaikan. Sedangkan tujuannya tentu seperti tujuan komunikasi pada umumnya
yaitu mengubah atau meneguhkan pengetahuan, sikap, pendapat dan perilaku
khalayak komunikasi. Pada bagian berikutnya dari modul ini kita akan membahas
lebih mendalam tentang tujuan presentasi ini.
Untuk sementara
ini, kita akan melihat manfaat praktis saja dari presentasi. Kita bisa
membandingkan dengan penyajian informasi melalui laporan. Pada umumnya, meski
disediakan rangkuman eksekutif, laporan itu cukup tebal. Orang perlu
menyediakan waktu cukup banyak untuk bisa menangkap makna dan maksud laporan.
Presentasi laporan akan sangat memudahkan orang untuk memahami laporan. Melihat
tebalnya laporan saja, banyak orang yang merasa enggan membacanya apalagi
mencermati isinya. Apalagi bila ada bagian yang tidak bisa kita pahami, kita
tak bisa bertanya langsung pada penulis laporan. Berbeda dengan presentasi,
orang yang tak paham bisa langsung bertanya pada penyajinya.
Namun untuk membantu memudahkan pemahaman khalayak atas apa yang kita
sajikan dalam presentasi, tentunya kita perlu mengorganisasikan pesan dengan
cara tertentu. Kita bisa melihat tahapan-tahapan yang juga mencerminkan
langkah-langkah yang perlu kita lakukan manakala kita hendak melakukan
presentasi.
Langkah-langkah Penyusunan Materi Presentasi
PERENCANAAN
|
PENGORGANISASIAN DAN
KOMPOSISI
|
REVISI
|
1. Merumuskan tujuan
Menetapkan tujuan
Memilih gaya dan nada
|
4. Mengorganisasikan pesan
|
6. Mengedit dan menulis-ulang pesan
|
2. Menganalisis khalayak
|
5. Komposisi pesan
|
7.
Menyusun dan mengoreksi pesan
|
3.
Memilih saluran dan media komunikasi
|
|
|
Adapun sistematika umum dalam menyusun pesan untuk presentasi
adalah sebagai berikut:
a.
Pendahuluan
Bagian ini pada umumnya hanya untuk mencairkan suasana.
Kita bisa memperkenalkan diri atau menyampaikan guyonan. Bagian ini penting,
karena pada bagian inilah kita berusaha memotivasi orang untuk mengikuti
presentasi sesuai dengan tujuan presentasi kita. Kita menyamapakan tujuan
dengan khalayak. Oleh karena itu, biasanya pada bagian ini dikemukakan hal-hal
yang kiranya penting untuk diketahui khalayak. Beberapa hal yang biasanya
dikemukakan adalah:
- perkenalan diri
- pentingnya apa yang kita uraikan
- manfaat yang bisa diperoleh khalayak
- konsekuensi bila presentasi ini dilewatkan
b.
Isi
Ini merupakan bagian terpenting
dari presentasi. Karena
inilah bagian tempat kita menyampaikan pokok bahasan. Ada baiknya, kita
menentukan terlebih dulu pokok bahasan yang hendak disampaikan, sehingga isi
pembahasan tidak melantur. Kita tetap fokus pada apa
yang hendak kita sampaikan.
c.
Penutup
Bagian ini biasanya berisikan
kesimpulan dan ucapan terima kasih. Di samping itu, pada bagian penutup ini
selain menyimpulkan orang juga bisa membuat himbauan atau ajakan untuk
bertindak.
Kini, kita membahas jenis-jenis presentasi. Pengenalan jenis-jenis
Presentasi ini akan memudahkan Anda mengetahui tujuan, cara
mempersiapkan dan menganalisis khalayaknya. Sudah barang tentu, isi
presentasinya pun akan
berbeda bila jenis presentasi yang disampaikan
berberda pula. Secara umum dapat disebutkan jenis-jenis presentasi
itu
adalah briefing, rapat
orientasi, program pelatihan dan laporan penelitian.
Untuk jenis-jenis presentasi
ini dan contoh-contohnya, lebih jelasnya
dapat kita lihat tabel di bawah ini:
3 tujuan presentasi ini, yakni untuk:
1.
Memotivasi atau menghibur.
Bila Anda berusaha memotivasi atau menghibur khalayak, biasanya Anda harus
banyak bicara. Misalnya saja ketika Anda diminta untuk menyampaikan sepatah-dua
patah kata untuk menghormati para pegawai yang pensiun.
Anda mungkin akan memberikan komentar yang menunjukkan perhatian dan apresiasi
terhadap mereka dan menggambarkan betapa besarnya sumbangan yang diberikan para
pensiunan itu terhadap organisasi/lembaga bisnis Anda.
2.
Menginformasikan
atau menganalisis. Kalau Anda bertujuan menginformasikan atau menganalisis
situasi, maka secara umum Anda dan khalayak akan berinteraksi. Pada dasarnya
ini sama dengan sekelompok orang yang mengadakan rapat untuk mendengarkan
persentasi lisan, lalu di antara khalayak saling memberi komentar.
3. Mempersuasi atau kolaborasi. Kebanyakan
interaksi ini terjadi bila
Anda bertujuan untuk mempersuasi orang
lain melakukan tindakan
tertentu atau mengajak orang lain
berkolaborasi untuk memecahkan
masalah. Dalam hal ini Anda umumnya harus
terlebih dahulu
menyampaikan data dan fakta untuk
meningkatkan pemahaman khalayak
atas permasalahan yang dibicarakan. Lalu Anda menyatakan argumentasi
yang
mendukung kesimpulan atau rekomendasi yang Anda tawarkan.
Sebagai
tambahan Anda pun meminta
khlayak untuk berpartisipasi
dengan menyatakan kebutuhan, saran,
pemecahan, perumusan
kesimpalan, dan rekomendasi. Karena Anda
melakukan persetasi
persuasif dan kolaboratif yang melibatkan
khalayak untuk aktif, maka
Anda relatif sedikit bisa mengontrol
materi persetasi Anda sehingga Anda
harus cukup fleksibel dalam menyesuaikan
diri dengan masukkan baru
dan reaksi yang tak terduga
Dalam perencanaan presentasi ini, hal-hal yang harus
kita persiapkan adalah sebagai berikut:
1. Pengembangan gagasan utama.
Langkah pertama adalah merumuskan gagasan utama.
Gagasan utama ini menghubungkan pokok bahasan dan tujuan dengan kerangka
pengalaman khalayak, seperti yang sering kita lihat dalam iklan-iklan yang
menunjukkan manfaat sebuah produk untuk konsumen, misalnya Dancow menyehatkan
Anda. Sekarang cobalah merumuskan gagasan utama tersebut dalam sebuah kalimat
yang merangkumkan argumen untuk meyakinkan khalayak. Anda bisa melihat contoh
berikut ini :
Peningkatan
permintaan pada kendaraan troda empat dengan cc kecil yang lebih hemat bahan
bakar akibat terjadinya peningkatan harga BBM.
2. Membuat kerangka.
Dengan gagasan
utama yang sudah dipersiapkan dengan baik, Anda bisa mulai menyusun kerangka.
Struktur kerangka ini hendaknya memperhitungkan pokok bahasan, tujuan,
khalayak, dan waktu tersedia untuk presentasi. Untuk contoh kerangka presentasi
lihat di bawah ini :
KOMPETITOR BARU
MERAMAIKAN
BISNIS FAST-FOOD
Tujuan:
Menyadarkan para pemiliki usaha waralaba atas peningkatan ancaman
persaingan dari toko-toko swalayan terkemuka.
I. Pembukaan: perebutan pangsa pasar di antara
pemilik usaha waralaba semakin sengit dengan masuknya toko-toko swalayan
terkemuka dalam bisnis ini.
II. Toko-toko swalayan terkemuka semakin
menunjukkan ancamannya.
§ Toko-toko swalayan
terkemuka tahun ini berhasil memperoleh Rp. 78 milyar
dari penjualan makanan cepat-saji dan tingkat pertumbuhan penjualannya mencapai 15%/tahun.
§ Dua toko swalayan kelas C
yang mengembangkan bisnis makanan cepat-saji ini adalah TS Dept. Store dan
Saeroh Dept. Store. TS Dept. Store mengembangkanmakanan
cepat-saji dari milkshake sampai hotdogs dan
hamburger. Sedangkan Saeroh Dept. Store berhasil melakukan eksperimen untuk pengembangan restoran
fast-food yang self-service.
§ Sementara banyak toko swalayan
lain yang kini sedang menyiapkan rencana
membuka restoran fast-food dan uji-coba
untuk keperluan ini sedang berlangsung.
III.
Toko-toko swalayan terkemuka sedang membangun food-court dengan menu yang
menarik konsumen.
IV. Toko-toko swalayan tersebut sangat dibantu
oleh promosi periklanan.
V. Kesimpulan: Ambisi toko-toko swalayan
terkemuka itu memaksa kita untuk menambah
investasi agar bisnis waralaba makanan cepat-saji ini tetap
dapat menghasilkan uang.
Dalam membuat perencanaan presentasi ini, kita juga
harus memasukkan pertimbangan waktu pada saat kita membuat kerangka presentasi
ini. Karena, presentasi yang terlalu lama juga tidak efektif. Khalayak akan
bosan, apalagi bila kita sudah mengulang-ulang informasi yang sama yang sudah
dimengerti dan diketahui oleh khalayak. Lama presentasi tersebut jelas
ditentukan oleh panjangnya presentasi. Untuk memperkirakan berapa lama
presentasi kita berlangsung bisa dihitung dengan jumlah kata-kata yang
diucapkan dalam satu menit. Rata-rata kita mengucapkan kata-kata 125
kata/menit.
Selain itu, dalam perencanaan presentasi kita juga
memperhitungkan gaya
presentasi kita. Gaya presentasi ini
umumnya dibagi menjadi 3 yakni gaya presentasi untuk kelompok kecil, gaya resmi untuk kelompok besar dan gaya presentasi untuk peristiwa penting.
Dalam melakukan presentasi ini, untuk lebih
meningkatkan efektivitas komunikasi kita sudah lazim dipergunakan alat bantu
audio-visual. Pentingnya menggunakan alat-bantu audio-visual ini adalah untuk
membantu baik pembicara maupun khalayak mengarahkan perhatian kepada hal-hal
yang penting. Gagasan utama kita jadi lebih mudah diingat dan dimengerti oleh
khalayak.
Pertama-tama kita melihat dua jenis alat bantu visual
ini. Pertama visualisasi teks yang dibentuk dengan menggunakan kata-kata yang
akan membantu khalayak mengikuti arus gagasan. Dengan visualisasi teks ini,
kita menyajikan rangkuman pesan sehingga khalayak dapat melihat pikiran-pikiran
yang disampaikan. Kedua visualisasi grafis yang memberikan penekanan terhadap
fakta-fakta penting. Visualisasi ini membantu khalayak memahami data numerik
dan jenis informasi lain yang sukar difahami kalau dinyatakan secara lisan.
Namun kita harus waspada, penggunaan alat bantu visual
tersebut dapat menjadi kontraproduktif. Karena itu, agar alat bantu tersebut
membantu efektivitas komunikasi kita, perhatikanlah hal-hal di bawah ini:
§ Pastikan semua khalayak dapat melihat dengan baik
§ Berikan kesempatan kepada khlayak untuk membaca visualisasi
itu sebelum Anda memberikan uraian.
§ Batasi setiap alat bantu visual itu hanya untuk satu gagasan.
§ Jangan menyampaikan sesuatu yang bertentangan antara
penjelasan lisan dengan visualisasi.
§ Jangan membaca teks yang divisualisasikan kata demi kata.
§ Ketika selesai membahas butir yang divisualisasikan, segeralah
hentikan alat visualisasi tersebut.
Sekarang kita akan membahas medium yang tepat untuk
membantu presentasi kita, ada banyak medium yang kita pilih dari alternatif
berikut ini:
§ Handout. Ketika melakukan presentasi Anda mungkin membagikan lembaran
kertas yang berisikan agenda, kerangka program, abstrak laporan, atau bahan
pendukung seperti tabel dan grafik. Handout
ini akan membantu khalayak memperhatikan pokok gagasan Anda. Namun dapat
juga mengganggu karena khalayak lebih tertarik pada handout daripada uraian Anda.
§ Papan tulis. Untuk presentasi pada kelompok kecil, Anda mungkin memilih
papan tulis guna menggambarkan gagasan Anda, karena medium ini langsung kita
gunakan, maka sifatnya amat fleksibel. Namun untuk situasi tertentu penggunaan
papan tulis ini terkesan sangat informal.
§ Overhead projektor (OHP). Alat bantu yang paling umum dipergunakan dalam presentasi
bisnis adalah OHP ini. Karena alat ini dapat memproyeksikan transparansi pada
layar di tengah sinar yang benderang. Transparansi ini dengan mudah dapat kita
buat secara manual, fotokopi, atau menggunakan komputer. Kini, sudah terbiasa
digunakan LCD projector dan mulai
menggantikan OHP dalam banyak kegiatan presentasi bisnis.
§ Slide. Isi slide dapat berupa teks grafis atau gambar atau juga bila
Anda sudah mahir dapat menggabungkan ketiganya. sayangnya slide hanya bisa diproyeksikanm di ruang yang relatif gelap.
§ Alat bantu lain. Dalam presentasi teknis maupun ilmiah, sampel produk atau
model dapat dipergunakan sebagai alat bantu, sehingga khalayak bisa
mrngalaminya secara langsung. Selain itu kita juga dapat menggunakan videotape atau audiotape dan film. Videotape dan film cukup efektif untuk
menarik perhatian khalayak karena disajikan secara lebih hidup dan berwarna.
Secara umum penggunaan alat bantu audio-visual dapat
memperlihatkan bagaimana sesuatu terlihat, bekerja atau berhubungan satu sama
lain. Namun hendaknya kita ingat bahwa alat bantu audio-visual tersebut bukan
merupakan pengganti kata-kata lisan, melainkan alat bantu untuk menarik dan membangun
minat, serta untuk menunjukkan informasi yang penting. Oleh karena itu, kita
harus pandai memilih medium mana yang paling tepat dalam melakukan presentasi.
Dalam hal penggunaan media atau medium presentasi ini,
kita teringat pada kenyataan bahwa dalam presentasi adakalanya yang lebih
dipentingkan adalah cara atau bagaimana mempresentasikannya, bukan apa atau
materi presentasinya. Tentu saja pernyataan tersebut bukan mengecilkan materi
presentasi dan lebih menekankan pada cara presentasinya. Namun pernyataan
tersebut lebih dimaksudkan bahwa bagaimana kita mempresentasikan pun harus
diperhatikan, bukan hanya memperhatikan apa yang dipresentasikan saja.
Bila presentasi kita menggunakan alat bantu seperti OHP atau LCD projector, maka sangat penting untuk mempersiapkan materi yang
akan ditayangkan. Materi yang akan ditayangkan tersebut adalah kalimat-kalimat
inti yang ditulis dengan singkat. Kita tak perlu memuat seluruh kalimat dalam
lembar transparansi bila menggunakan OHP atau slide PowerPoint bila
menggunakan LCD projector karena akan
menyulitkan khalayak membacanya, melainkan hanya kata-kata kunci yang penting
saja.
Kita lihat gambar berikut:
Gambar : Slide untuk Presentasi dengan menggunakan PowerPoint
LCD Projector
Sumber: Presentasi
“Filosofi Pendidikan Politeknik” oleh Dr.Ir. Bambang Boediono, ME
Kita bisa melihat pada Gambar
itu, hanya butir-butir pokok saja yang ditayangkan. Ada 7 kelompok kalimat yang dituliskan dalam slide untuk bagian pembahasan mengenai
masyarakat pengguna program diploma politeknik. Ringkasnya kalimat yang
ditampilkan membantu khalayak untuk memahami butir-butir pokok atau
pikiran-pikiran utama yang dipresentasikan.
Selanjutnya,
setelah persiapan selesai tentu kita harus menetapkan bagaimana presentasi akan
kita lakukan. Ini berkenaan dengan bagaimana cara presentasi tersebut akan
dilangsungkan yang berarti kitab harus juga mempelajari metode presentasi
seperti berikut ini.
Metode
Presentasi
Kini tibalah kita pada pembahasan mengenai teknik
penyampaian presentasi. Dalam teknik penyampaian ini kita bisa memilih salah
satu dari empat metode penyampaian berikut ini :
-
Memori. Janganlah Anda
menghapalkan semua pesan yang akan dipresentasikan, karena akan sulit untuk
mengingat semuanya. Cukup mengingat garis besarnya saja.
-
Membaca. Bila kita mempresentasikan
pesan yang bersifat teknis dan kompleks, tak usah ragu untuk membaca dari teks
yang sudah kita persiapkan, ketika kita harus membaca jangan sampai kita
kehilangan kontak mata dengan khalayak. Untuk itu kita dapat berhenti sesaat
untuk melihat khalayak, mengangkat tangan, atau mengeraskan dan melembutkan
suara.
-
Berbicara dengan memegang catatan. Anda membuat catatan hal- hal
yang penting, kemudian Anda berbicara melalui catatan tersebut. Ketika
pendengar kelihatan bingung, Anda dapat lebih menjelaskan butir tersebut atau
beralih ke pokok bahasan lain.
-
Berbicara impromtu. kalau Anda
diminta untuk berbicara secara mendadak, itulah impromtu. Dalam situasi seperti
ini, pikirkanlah beberapa saat apa yang hendak Anda katakan, tapi ingat jangan
tergoda untuk melantur.
Menjawab
Pertanyaan
Dalam presentasi tentu saja ada biasanya selalu
disediakan sesi tanya-jawab. Apalag bila kita mengingingkan presentasi itu
bukan merupakan komunikasi satu arah melainkan
presentasi yang dibangun dengan semangat dialog dan intearktif. Berikut
ini beberapa cara menjawab pertanyaan yang diajukan khalayak presentasi kita:
a.
Jawab pertanyaan dengan
singkat dan sikap manis. Ketika menjawab pertanyaan fokuskan perhatian kita
pada orang yang mengajukan pertanyaan dengan memperhatikan bahasa tubuh dan
ekspresi wajah agar kita dapat memastikan apa yang dimaksudkannya. Kemudian
dengarkan dengan penuh seksama. Saat menjawab, ulangi pokok pertanyaan itu
untuk memastikan kita memahami maksudnya dan membantu khalayak lain memahami
pertanyaan yang diajukan.
b.
Jangan biarkan khalayak
memonopoli perhatian kita. Mungkin ada satu dua khalayak yang memonopoli sesi
tanya jawab. Cobalah Anda memberi kesempatan kepada orang lain yang duduk di bagian
lain ruang presentasi.
c.
Menjawab tanpa emosional
pertanyaan keras. Kebanyakan orang mengajukan pertanyaan hanya untuk sekedar
meminta penjelasan atau informasi tambahan. Biasanya kita akan menjawab
pertanyaan seperti ini dengan ramah, namun ada juga khalayak yang bertanya
dengan keras. Ketika ini terjadi tetaplah tenang. tataplah mata penanya dan
jawablah pertanyaan sebaik mungkin tanpa memperlihatkan perasaan kita.
Sedangkan Anjali
(2007: 247-249) memberikan saran yang lebih teknis dan operasional dalam
menjawab pertanyaan dari khalayak. Menurut Anjali, dalam menjawab pertanyaan
khalayak itu, strategi yang dikembangkan adalah:
a.
terima pertanyaan dari
seluruh khalayak
b.
simak pertanyaan khalayak
drengan seksama
c.
batasi jumlah pertanyaan
khalayak
d.
berikan jawaban yang
berkualitas
e.
fokuskan jawaban sesuai
topik utama
Selanjutnya, kita
pun penting memperhatikan kredibilitas kita sebagai penyaji dalam sebuah
kegiatan presentasi. Karena dalam presentasi, kredibilitas kita sebagai penyaji
sangat penting. Itulah sebabnya mengapa kita harus berupaya memaksimalkan
kredibilitas tersebut. Kredibilitas kita bisa ditingkatkan dengan cara seperti
berikut :
a.
Menunjukkan kompetensi.
Pendengar akan terpengaruh oleh orang yang dipercaya memiliki kualifikasi dalam
bidang tertentu. Karena itu kita harus
(a) memiliki pengetahuan mengenai pokok bahasan, (b) memperkenalkan kredensial
seperti gelar akademik dan pengalaman profesional, dan (c) memperlihatkan
kemampuan.
b.
Raih kepercayaan khalayak.
Untuk ini Anda harus bersikap jujur dan
tidak memihak.
c.
Menekankan kesamaan dengan
khalayak.
d.
Meningkatkan imbauan Anda
pada khalayak, dengan memperhatikan penampilan.
e.
Memperlihatkan ketulusan.
Hal lain yang penting kita perhatikan adalah saat kita
menyampaikan presentasi kita. Ini merupakan hal-hal teknis, yang kelihatannya
sepele namun sangat menentukan keberhasilan presentasi kita. Hal-hal yang perlu
diperhatikan pada saat kita menyampaikan presentasi adalah:
a.
jaga kontak mata dengan
khalayak,
b.
berbicara dengan jelas dan
tegas,
c.
jangan berbicara terlampau
cepat,
d.
pastikan suara Anda dapat
didengar semua orang,
e.
berbicara dengan gaya asli
Anda sendiri,
f.
berdiri tegak,
g.
gunakan gerak-gerik yang
alami,
h.
jawab pertanyaan dengan
penuh kesabaran, dan
i.
jaga perasaan Anda ketika
menghadapi kritik.
Saran presentatsi, khususnya dalam posisi kita sebagai
penyaji, seperti yang dikemukakan Anjali (2007:51) berikut ini:
a.
pendengar kita adalah orang
yang beragam sifatnya, jumlahnya, atau kualitasnya
b.
kebutuhan pendengar haris
lebih diutamakan daripada kebutuhan kita sebagai penyaji
c.
seorang penyaji bertugas
melayani dengan cara memberikan cara, gaya, dan isi presentasi yang dibutuhkan
oleh pendengar
d.
terkadang penyaji harus
mengikuti kecenderungan pendengar dalam hal pembicaraan dan seni berbicara.
RAPAT .
Pada dasarnya, rapat
merupakan kegiatan komunikasi. Rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi kelompok. Mempelajari rapat
dalam konteks komunikasi kelompok dalam komunikasi bisnis, sebagai salah satu
bentuk komunikasi, tentu saja, rapat dilakukan dengan tujuan dan melahirkan
efek tertentu khususnya yang berkenaan dengan kinerja organisasi bisnis dan
arus informasi yang berjalan pada satu organisasi bisnis.
berikut menunjukkan bagaimana hubungan antara
rapat dan kepuasan kerja. Gambar tersebut menunjukkan
bahwa bila kepuasaan kerja rendah namun jumlah rapat tinggi, maka yang akan
dihasilkan adalah kualitas kerja yang rendah. Namun bila kepuasan kerja tinggi dan rapat
jumlahnya tinggi juga maka kualitas kerja yang dihasilkan pun akan tinggi. Hal
tersebut menunjukkan betapa pentingnya peran rapat bagi satu organisasi bisnis.
Gambar : Frekuensi Rapat dan Kepuasan Kerja
Sumber: AMI Consortium
Setelah
kita mengetahui makna dan arti penting rapat bagi kegiatan bisnis, maka
pertanyaan yang segera muncul adalah, istilah rapat memang sudah sering kita
dengar tapi apakah sebenarnya arti atau pengertian rapat? Kita bisa mengikuti
penjelasan yang disampaikan Curtin, Floyd, dan
Winsor (2000:186) yang menyatakan bahwa rapat merupakan sumber berbagai
gagasan dan keputusan yang bermanfaat. Bila mengacu pada apa yang diuraikan ini
maka rapat pada dasarnya merupakan pertemuan berbagai orang untuk menemukan
gagasan atau mengambil keputusan.
Tapi
rupanya, arti rapat lebih dari sekedar itu. Dengan mengutip Davis, Curtin,
Floyd, dan Winsor (2000:186) menyatakan
bahwa rapat sangat efektif untuk memperoleh partisipasi dan sambutan yang
aktif. Rapat juga dapat menjadi sebuah sarana untuk memperoleh informasi di
atas meja dan menghasilkan umpan-balik yang berguna. Rapat memungkinkan
orang-orang memberikan kontribusi secara pribadi dan membantu menghasilkan
perasaan persahabatan yang mungkin tak ternilai harganya dalam pelaksanaan
proyek atau produk baru.
Lebih
jauh lagi, Curtin, Floyd, dan Winsor
(2000:186) menyebutkan adanya tiga faktor yang membuat rapat menjadi sangat
penting dalam dunia bisnis kontemporer, yaitu:
a. kebutuhan beradaptasi untuk mempercepat perubahan
dalam lingkungan bisnis
b. kebutuhan koordinasi yang lebih besar dari
unit-unit bisnis dan pemerintah yang semakin saling bergantung
c. pergerakan ke arah manajemen partisipatif,
khususnya dalam pergerakan lingkaran kualitas yang lias.
Sedangkan jenis dan tujuan rapat, digambarkan Curtin, Floyd, dan Winsor (2000:190) melalui tabel seperti
berikut ini:
Jenis dan Tujuan Rapat
Maksud
|
Tujuan
|
Rencana
|
Pelatihan & Pendidikan
|
Penjelasan peran; perubahan perilaku; pengembangan keahlian; kohesil
umpan-balik; teknik baru; pengembangan tim; dukungan
|
Presentasi; peragaam aplikasi
|
Penyebaran Informasi
|
Distribusi data; peningkatan kesadaranb; penerangan; pengendalian gosip
|
Presentasi; menjawab pertanyaan
|
Pengumpulan Informasi
|
Mendapatkan fakta, opini & gagasan, perspektif dan perasaan
|
Isu hangat; menanyakan, mendapatkan reaksi
|
Pemecahan Masalah
|
Mengenali dan menguraikan masalah; menganalisis masalah; menyarankan
pemecahan; penilaian; seleksi dan penerapan pemcahan masalah
|
Bentuk berpikir arif
|
Pengambilan Keputusan
|
Membuat keputusan; menyusun rencana; memperoleh rekomendasi; mengambil
tindakan
|
Menjelaskan alternatif; keuntungan proyek
|
Sumber : Curtin, Floyd, dan Winsor (2000:190)
Dengan
demikian, kita bisa melihat berbagai
maksud penyelenggaraan rapat. Dalam tabel di atas, antara maksud dan tujuan
dibedakan. Maksud lebih berkenaan dengan “niatan” penyelenggaraan rapat, atau
bisa dikatakan dengan pertanyaan “mengapa rapat dilakukan?”. Sedangkan tujuan
lebih berkaitan dengan hasil atau keluaran dari satu rapat atau bisa dinyatakan
dengan pertanyaan, “apa yang ingin dicapai?”. Antara maksud dan tujuan ini
jelas saling terkait sehingga antara maksud dan tujuan merupakan satu kesatuan.
Sekarang, kita membahas secara lebih rinci langkah-langkah
penyelenggaraan rapat seperti berikut ini:
- Perencanaan dan logistik rapat,
yang pada tahap ini, kita melakukan hal-hal seperti berikut:
-
Bertanya pada kita sendiri:
apakah rapat ini memang kita perlukan dan apa yang harus ada dan kita lakukan
untuk mencapai maksud dan tujuan rapat?
-
Menentukan siapa yang
seharusnya hadir dalam rapat tersebut
-
Memastikan orang yang harus
hadir dalam rapat bisa datang dan berpartisipasi dalam rapat
-
Menyusun agenda dan menangani
pendokumentasiannya.
-
Mempersiapkan bahan dan
perlengkapan yang diperlukan dalam penyelenggaraan rapat, seperti materi
presentasi, ruang untuk rapat,
perlengkapan presentasi dan ―biasanya― konsumsi rapat.
- Mengkaji-ulang dan perencanaan
rapat, yang pada dasarnya merupakan penjabaran dari maksud dan tujuan
rapat. Pada tahap ini, kita memiliki 3 jenjang perencanaan, yaitu:
-
Perencanaan strategis yang
lebih menekankan pada apa yang akan kita peroleh dari satu rapat dan skenario
seperti apa yang hendak kita jalankan dalam penyelenggaraan rapat tersebut.
-
Perencanaan operasional yang
merupakan penjabaran dari rencana strategis. Di sini kita membahas secara lebih
detil misalnya skenario besar yang dibuat pada perencanaan strategis kemudian
diturunkan pada perencanaan yang lebih operasional.
-
Perencanaan fungsional yang
berarti kita melakukan pembagian sumberdaya manusia yang ada untuk menjalankan
fungsi-fungsi dalam penyelenggaraan rapat seperti siapa yang bertanggung jawab
atas materi rapat, penyebaran undangan dan orang yang mencatat keselutuhan
proses dan hasil rapat.
-
Setelah semua rencana tersebut
disusun dengan baik, kita perlu melakukan peninjauan-ulang untuk memastikan
bahwa rencana kita memang bisa dijalankan dengan baik.
- Penetapan model rapat, yang pada
dasarnya sudah kita susun pada pembuatan skenario rapat pada tahap
perencanaan operasional. Tentu saja di sini yang kita perlukan adalah penyelenggaraan
rapat yang produktif, sehingga pada penetapan model rapat ini kita
memperhatikan:
-
Model rapat apa pun pada
dasarnya tidak terlalu banyak memperhatikan berapa banyak orang yang hadir
dalam rapat, namun lebih pada apa yang akan dihasilkan oleh rapat. Oleh sebab
itu, kita jangan terlalu memperhatikan jumlah peserta rapat dalam menetapkan
model rapat yang kita selenggarakan.
-
Seringkali kita lebih asyik
membahas berapa lama waktu untuk rapat. Padahal dalam perencanaan dan
penyelenggaraan rapat, yang hendaknya lebih kita perhatikan bukanlah berapa
lama kita rapat melainkan sebenarap baik kita memanfaatkan waktu rapat.
-
Form atau bentuk rapat seperti
apa yang hendak kita selenggarakan, apakah rapat formal yang biasanya
menghasilkan keputusan yang mengikat atau rapat informal yang biasanya
dilakukan untuk mencairkan suasana atau sekedar membuka katup-katup komunikasi
yang mampet.
-
Prosedur rapat seperti apa yang
hendak kita pilih, misalnya untuk pengambilan keputusan apakah dilakukan secara
musyawarah atau pemungutan suara. Bila dilakukan pemungutan suara, bagaimana
mekanisme pelaksanaannya. Bila dilakukan musyawarah siapa yang akan memimpin
dan bagaimana proses berjalannya musyawarah itu.
-
Keluaran rapat seperti apa yang
kita inginkan akan mempengaruhi modal penyelenggaraan rapat. Untuk rapat formal
pengambilan keputusan tentu akan berbeda modelnya dengan rapat informal untuk
memecahkan kebuntuan di kalangan anggota satu tim.
-
Langkah tindak lanjut,yang
penting kita perhatikan karena sering terjadi rapat terselenggara dengan
keputusan yang hanya menjadi catatan. Tidak ada langkah lebih lanjut yang
justru sangat penting.
- Pengumpulan fakta dan informasi,
yang juga bisa kita lakukan dalam penyelenggaraan rapat sesuai dengan
maksud dan tujuan rapat. Ada
beberapa cara yang dapat kita lakukan untuk mengumpulkan fakta dan
informasi tersebut, yaitu:
-
Pemutakhiran data yang tersedia
secara berkala yang selanjutnya dapat dijadikan bahan rapat atau
menyelenggarakan rapat untuk memperoleh data paling mutakhir tentang sesuatu
seperti data pemasaran.
-
Kelompok diskusi terfokus
-
Urun-rembug
-
Dialog
-
Konsultasi
-
Analisis kesenjangan dan
kebutuhan
-
Analisis isu
- Pemecahan masalah dan pengambilan
keputusan, yang dilakukan dengan menetapkan langkah-langkah sebagai
berikut:
-
Temu-kenal masalah dan
merumuskan masalah
-
Pendekatan
poemecahan masalah: berpikir linear-rasional atau lateral-kreatif yang akan
kita pakai
-
Gaya
untuk pengambilan keputusan. musyawarah atau pemungutan suara
Hal
lain yang perlu kita perhatikan manakala menyelenggarakan rapat bisnis adalah
apa yang dinamakan sebagai sense of
meeting. Apa yang dimaksud dengan sense
of meeting? Pada dasarnya, yang dimaksud dengan istilah ini adalah kondisi
di mana peserta rapat merasakan pentingnya pertemuan yang diselenggarakan untuk
mengambil langkah-langkah yang diperlukan setelah rapat selesai
diselenggarakan. Oleh sebab itu, dengan sense
of meeting ini, semua peserta rapat akan berupaya terlibat dalam pertemuan
itu, berdialog, berdiskusi dan bertukar informasi untuk mencapai tujuan
penyelenggaraan rapat.
Bila
dalam satu rapat, ada orang yang secara fisik hadir di ruang pertemuan namun
pikirannya melayang ke mana-mana bahkan tidak juga berbicara sesungguhnya lebih
banyak diam sambil terkantuk-kantuk, maka orang tersebut sebenarnya tak
memiliki sense of meeting. Orang
tersebut tidak merasakan pentingnya dan betapa bernilainya rapat bagi satu
organisasi. Orang tersebut lebih memandang rapat sebagai pertemuan rutin yang
tak bermakna apa-apa.
Padahal, rapat lebih dari sekedar pertemuan biasa. Rapat lebih merupakan
kegiatan yang menjadi sarana untuk pertukaran data dan informasi, tempat
mendialogkan gagasan dan konsep, dan tempat bagi pertukaran pikiran melalui
diskusi yang produktif. Organisasi mana pun tentu akan membutuhkan gagasan baru
yang segar dan kreatif serta pertukaran informasi yang penting. Bahkan lebih
dari itu, rapat pun, sebagai kegiatan komunikasi, tentu menjalankan fungsi
pendidikan juga. Melalui rapat, orang saling belajar tentang cara menyelesaikan
masalah atau kultur yang berkembang pada satu organisasi.
Mengingat rapat merupakan sarana pendidikan dalam satu organisasi, maka
rapat pun menjadi sarana penting dalam upaya melakukan perubahan organisasi.
Kita tentu mengenal istilah learning
organisation. Istilah ini menunjuk pada keadaan satu organisasi yang
melakukan perubahan tidak hanya dengan mengubah dan memperbaharui atau
menyesuaikan kebijakan, sistem dan sumberdaya manusia yang dijalankan satu
organisasi. Melainkan, secara keseluruhan organisasi tersebut belajar. Semua
orang yang ada dalam organisasi tersebut belajar sehingga mendorong terjadinya
perubahan organisasi sebagai respon terhadap perubahan yang terjadi pada
lingkungan internal dan lingkungan eksternal satu organisasi.
Oleh
karena itu, rapat menjadi salah satu sarana komunikasi yang penting untuk
mengembangkan learning organisation
itu. Bisa dikatakan, rapat merupakan salah satu bentuk implementasi konsep learning organisation itu, bila saja
rapat tersebut diikuti oleh mereka yang memiliki sense of meeting dan menyadari bahwa rapat merupakan sarana untuk
saling membelajarkan satu sama lain. Kita sudah membahas makna rapat yang
bermaksud sebagai kegiatan pendidikan itu pada tabel tentang jenis dan tujuan
rapat tadi.
Untuk lebih
jaelas lagi tentang rapat ini ada pada modul 7 BMP Komunikasi bisnis.
- Selamat berdiskusi.... PERTEMUAN
Penemuan-pertemuan dalam dunia
usaha atau bisnis dapat dilakukan antara pimpinan dengan stafnya, tetapi juga
dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk menyusun usulan atau bahkan
pertemuan.
pertemuan yang diselenggarakan
tidak dimaksudkan untuk membuat keputusan melainkan hanya untuk menghimpun
pendapat atau untuk memperoleh kesamaan pendapat. Maka komunikasi yang
dilakukan dalam pertemuan harus dalam suasana bebas yang terpimpin, untuk itu
perlu dibuat kesimpulan dari pertemuan tersebut, bukan membuat keputusan.
Komunikasi dalam pertemuan tersebut dapat dilaksanakan dengan menghimpun
laporan, keluhan, saran dan juga dengar pendapat. Dari pertemuan tersebut dapat
disusun sebuah bahan untuk rapat.
o
RAPAT
Untuk menyelenggarakan rapat
perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
2.
undangan
rapat
3.
pengaturan
ruang rapat
4.
perlengkapan
rapat
undangan rapat hendaknya tidak terlalu banyak uraian melainkan
singkat dan jelas untuk menyebutkan hari , tanggal, waktu, tempatrapat, acara
rapat, pengaturan
ruang rapat disesuaikan
dengan kebutuhan dan Pengaturan tempat duduk ditentukan oleh jumlah peserta
rapat dan luas ruangan rapat.
dalam pelaksanaan rapat perlu
diperhatikan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk rapat, siapa yang memimpin
rapat, notulis, peserta rapat. bagian terpenting adalah pengambilan keputusan
yang dilaksanakan secara musyawarah untuk mufakat, bila cara ini tidak dapat
dicapai tentunya akan ditempuh dengan cara pengambilan suara terbanyak/voting ,
konsekuensinya bagi peserta rapat yang kalah suara harus tetap bertanggung
jawab dan melaksanakan keputusan tersebut.
o
KOMUNIKASI
PERTEMUAN DAN RAPAT
dalam pertemuan dan rapat setiap
peserta harus menyadari posisinya dalam forum tersebut. Hendaknya tiap peserta
mampu :
6. Mampu berkomunikasi secara
jujur, terbuka dan bertanggung jawab.
7. Mampu berperan sebagai
komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.
8. Mampu berperan sebagai komunikan
yang sangat responsif namun tidak emosional.
9. Mampu berperan sebagai
penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan
pendirian.
10.
Mampu
mengendalikan diri, dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak
berbicara bertele-tele.
setelah pertemuan berhasil
menyusun kesimpulan maka tindakan selanjutnya adalah mengkomunikasikan hasil
tersebut kepada peserta, dan yang lebih penting adalah tindak lanjut dari
pertemuan atau rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan baik.
o
TEKNIK
BERBICARA,MEMBACA DAN MENDENGARKAN
Berbicara merupakan bagian
dari komunikasi yang dipandang palingefektif. karena kemampuan berbicara
bagi seseorang akan ditandai oleh seberapa jauh mempengaruhi pikiran, perasaan
dan perilaku orang yang diajak bicara. Disamping itu keberhasilan orang berbicara
sangat dipengaruhi oleh luasnya pengetahuan yang dimiliki, banyaknya pengalaman
yang dimiliki, dan intelegensinya.
Selain teknik
berbicara, perlu juga diperhatikan teknik membaca. Membaca pada dasarnya adalah
menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisannya sedang dibaca.
Oleh karna itu diperlukan kemampuan lebih baik lagi dari kemampuan berbicara,
karena dibutuhkan kemampuan menangkap dan memahami maksud si penulis dan
sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkannya.
Selain itu ada juga teknik mendengarkan , nampaknya lebih mudah
namun sesungguhnya mendengarkan harus didukung oleh sikap ingin tahu,
sabar dan mampu mencernakan isi suara yang didengar. Untuk dapat mendengarkan
dengan baik diperlukan konsentrasi dan kepekaan indera pendengaran kita.
Sehingga hasil dari mendengarkan adalah tambahnya pengetahuan, informasi dan
sekaligus menseleksi bobot informasi untuk membuat keputusan.
o
MENYUSUN PESAN
komunikasi adalah sumber hidup
perusahaan dan sarana untuk mencapai serta mewujudkan sesuatu yang dikehendaki.
Komunikasi cenderung lebih merupakan suatu teknik daripada suatu sikap. Oleh
karena itu, waktu yang dimiliki seorang manajer hampir selalu tersita untuk
hal-hal berikut ini :
13.
Menyampaikan
informasi atau gagasan kepada atasan untukmempengaruhi pengambilan keputusan.
14.
Memberikan
arahan kepada para manajer bawahannya dengan berbagai informasi untuk
membantu kelancaran kerja mereka.
15.
Menyampaikan berbagai informasi kepada stafnya.
16.
Mengatur
dan menetapkan strategi.
17.
Menerima
dan menganikan penampilan-penampilan untuk semua orang yang bekerja
baginya.
18.
Berkomunikasi
dengan berbagai pihak di luar perusahaan, termasuk para pelanggan,
2. syarakat umum.
dalam komunikasi bisnis,
kita mengedepankan masalah-masalah yang berhubungan dengan bagaimana menyusun
kalimat yang efektif, memilih kata secara hati-hati, menyusun paragraf, menulis
berbagai jenis surat,
menulis laporan dan sebagainya.
Jadi kesimpulannya bahwa
yang lebih penting dari semua kemampuan teknik berbahasa itu adalah bagaimana
menyusun pesan yang sesuai dengan kebutuhan. Sebab, seindah apapun kalimat atau
sebagus apapun tipografi huruf yang dipilih, tanpa muatan pesan yang berarti
semua itu omong kosong.
Komunikasi dideļ¬nisikan
sebagai proses pengiriman dan penerimaan pesan-pesan. Istilah pesan verbal
adalah alat pengiriman pesan melalui tulisan atau bahasa lisan. Komunikasi
lisan sangat berbeda dengan komunikasi tulisan, dimana anda mendapat banyak
cara untuk memperoleh pesan dari orang lain. Anda dapat segera memperbaiki diri
jika anda tidak mengerti bagian-bagian penting logat suatu pesan, menjelaskan
ide-ide dan menampilkan sikap.
Ketika menulis, pertama-tama anda harus menyampaikan pesan
secara jelas dan singkat. Membentuk keahlian menulis membutuhkan banyak waktu
dan kreativitas daripada berbicara.Komunikasi tertulis ialah
bisnis yang sangat penting sekali, sebab itu adalah sumber utama dokumen.oleh
karena itu perusahaan lebih menyukai pemakaian tulisan.
Lobi
Tahapan Lobi menurut Rhenald Kesali (1994) dengan mengutip Fraser P.
Seitel, adalah sebagai berikut:
a.
Pengumpulan data dan fakta. Pemerintah memiliki data dan fakta yang lengkap tapi seringkali tidak
terkordinasi. Data tersebut ada yang dipublikasikan dan ada yang dimiliki
secara individual yang menangani bidang tertentu. Selain itu ada juga data yang
tidak dipublikasikan. Karena itu langkah kita adalah menghubungi sumber-sumber
data tersebut untuk mendapatkan data dan fakta yang kita butuhkan sesuai dengan
permasalahan yang akan dibahas dalam lobi.
b.
Interpretasi terhadap langkah-langkah pemerintah, keputusan yang ditetapkan oleh pemerintah, umumnya
merupakan penjabaran opini para pejabat pemerintah. Para
pelobi bertugas menerjemahkan opini pejabat pemerintah itu ke dalam kebutuhan
perusahaan serta memperkirakan apa yang akan terjadi secara hukum dan
memberikan rekomendasi agar perusahaan bisa menyesuaikan diri dengan peraturan
tersebut.
c.
Interpretasi terhadap langkah-langkah perusahaan. Karena para pelobi memiliki kontak dengan pejabat
pemerintah dan pengambil keputusan, maka pelobi memiliki informasi mengenai
pandangan perusahaan atau kelompok masyarakat tertentu terhadap ketentuan yang
dibuat oleh pemerintah.
d.
Membangun posisi. Ada saatnya pelobi
mendekati pejabat pemerintah
agar ada penundaan pelaksanaan sebuah peraturan agar perusahaan yang menjadi
kliennya tidak mengamali kesulitan serius dan semua pihak siap melaksanakan
perturan itu. Para pelobi harus mampu
meyakinkan para pembuat keputusan bahwa pelaksanaan sebuah keputusan
membutuhkan waktu untuk pelaziman.
e.
Melemparkan berita nasional. Istilah yang umum dipergunakan adalah publicity springboard yakni menggunakan tempat lobi sebagai tempat
peredaran berita. Tempat lobi biasanya adalah suatu tempat yang selalu
dikunjungi wartawan media cetak maupun elektronik.
Berita yang dilemparkan dari tempat lobi ini akan segera menjadi berita
nasional.
f.
Mendukung kegiatan pemasaran. Melobi agar pemerintah agar membeli produk yang dihasilkan
perusahaan, karena pemerintah merupakan pembeli terbesar mulai dari
alat-tulis-kantor sampai alat-alat berat. Pelobi tidak hanya menawarkan barang
atau jasa melainkan juga proposal agar pembelian barang itu dianggarkan oleh
pemerintah.
Negosiasi
Fungsi negosiasi sebenarnya untuk menyelesaikan konflik
kepentingan atau persoalan melalui tindak-komunikasi. Dengan sendirinya, agar
fungsi negosiasi tersebut dapat berjalan dengan baik, pihak-pihak yang terlibat
dalam negosiasi harus memiliki keterampilan berkomunikasi seperti berbicara, mendengarkan
dan menyatakan gagasan secara jernih dan tepat.
Menyelesaikan masalah elalui negosiasi merupakan salah
satu karakteristik khas manusia. Karena manusia dilengkapi dengan keterampilan
berbicara, maka manusia berusaha menyelesaikan masalahnya melalui kata-kata,
bukan dengan kekuatan otot atau kepalan tangan. Melalui dialog, diskusi atau
negosiasi manusia berupaya menuntaskan masalah yang dihadapinya. Konon,
kemampuan bernegosiasi dalam menyelesaikan masalah merupakan salah satu ciri
manusia beradab.
Selanjutnya, kita membahas jenis-jenis negosiasi. Tadi,
kita bsudah mempelajari bahwa negosiasi itu terjadi manakala ada dua pihak atau
lebih ―baik individual maupun kelompok― mendiskusikan usulan-usulan yang
spesifik guna mencapai persetujuan yang dapat diterima masing-masing pihak.
Negosiasi merupakan cara yang lazim digunakan untuk mengatasi konflik dalam
kegiatan bisnis. Negosiasi untuk mengatasi konflik tersebut dapat berlangsung
dalam konteks internal dan eksternal. Dalam konteks internal misalnya terjadi
pemogokan pekerja yang menuntut kenaikan upah dan jaminan kesejahteraan. Dalam
konteks eksternal misalnya terjadi konflik antara kita dan mitra bisnis.
Kita bisa membuat klasifikasi jenis-jenis negosiasi
seperti berikut ini::
a.
berorientasi pada bargaining (bargaining-orientations) yakni bentuk negosiasi yang menggunakan
pendekatan yang digunakan oleh para komunikator yang kompetitif. Pendekatan ini
berasumsi, hanya ada satu pihak saja yang dapat mencapai tujuannya. Karena itu,
ada pihak yang menang dan ada pihak yang kalah. Negosiasi seperti ini juga
dinamakan “negosiasi berorintasi kalah-menang”.
b.
“berorientasi
kalah-kalah”, yang dalam prosesnya, pihak-pihak yang bernegosiasi
mengabaikan kemungkinan menjadi pemenang sehingga dalam pendekatan ini pihak-pihak
yang bernegosiasi menjadi pecundang. Namun sebenarnya, ketika negosiasi dimulai
tak ada pihak yang ingin menjadi pecundang, tapi pada saat negosiasi berlangsung kita berada dalam
posisi yang besar kemungkinan menjadi pihak yang kalah oleh karena itu
ketimbang kekalahan diderita sendiri, maka lawan negosiasi pun harus mengalah.
Akibatnya kedua belah pihak mengalami kerugian.
c.
negosiasi dalam bentuk kompromi, yakni pengambilan satu pilihan
yang didasari oleh pertimbangan daripada berada dalam posisi “kalah-menang”
atau “mengandung resiko kalah-kalah” maka jalan tengah dipilih sehingga
dilakukan kompromi. Jadi dalam kompromi ini, ada kepentingan yang harus
dikorbankan dan dipertahankan begitu juga oleh pihak lain.
d.
berorientasi “menang-menang” yang disebut juga sebagai pendekatan kolaboratif. Asumsinya,
pemecahan dapat dicapai dan memuaskan kebutuhan semua pihak yang terlibat di
dalamnya. Pendekatan ini sangat berbeda dengan pendekatan-pendekatan
sebelumnya, karena kuncinya terletak
pada bagaimana menemukan solusi “menang-menang” yang membuat masing-masing
pihak tidak merasa dirugikan.